1. Branża eventowa

1.1. Jak działa rynek eventowy w Polsce i kto do niego należy – struktura rynku
1.2. Najważniejsze organizacje i stowarzyszenia branżowe oraz ich działalność
1.3. Standardy etyczne w branży spotkań
1.4. BONUS: wydarzenia i nagrody branżowe, szkolenia, studia, książki, magazyny, portale i blogi – gotowa lista źródeł pozyskiwania wiedzy (dodatkowy materiał PDF)

2. Podstawowe informacje dotyczące eventów

2.1. Co to jest event, po co i dla kogo się go organizuje? Cele organizacji, grupy odbiorców, klasyfikacja wydarzeń
2.2. CASE STUDY: Przykłady różnych typów eventów (polskie i zagraniczne)
2.3. Najważniejsze definicje: event, incentive, event marketing, mice itp.
2.4. BONUS: słownik branżowych słów polskich i angielskich, które usłyszysz podczas realizacji, slang eventowy (dodatkowy materiał PDF)

3. Kariera w branży eventowej

3.1. Perspektywy pracy w branży eventowej – jakie mamy opcje?
3.2. Różne charaktery i kompetencje na różne stanowiska – nie każdy musi być event managerem (omówienie czym zajmuje się producent, kreatywny, reżyser, realizator, stage manager, stagehand, tour manager, inspicjent, animator i wielu innych)
3.3. Przykładowe oferty pracy w różnych sektorach branży eventowej – omówienie wymagań, zarobków i zakresu obowiązków
3.4. Jak zacząć? Gdzie zdobywać wiedzę i doświadczenie? – planowanie kariery
3.5. Gdzie rozpocząć poszukiwania pracy oraz jak przygotować dobre CV?
3.6. Na jakie elementy zwraca uwagę rekruter?
3.7. BONUS: przykładowe CV z zaznaczonymi kluczowymi elementami (dodatkowy materiał PDF) oraz lista narzędzi ułatwiających tworzenie zawodowego życiorysu

1. Czym zajmuje się kreatywny?

1.1. Kreacja a produkcja
1.2. Kreacja a budżet

2. Od briefu do pomysłu

2.1. WARSZTAT: Analiza briefu na potrzeby kreacji
2.2. Storytelling, storyboard, design thinking, moodboard, wizualizacje, referencje

3. Jak dopasować wydarzenie do grupy docelowej

3.1. Określanie grupy docelowej naszego wydarzenia – jak tworzyć persony i o co w tym chodzi?
3.2. Jak odróżnić potrzeby klienta/marki od potrzeb grupy docelowej?
3.3. Czym jest Customer Journey?
3.4. Arkusz zagrożeń dla uczestnika
3.5. Jakich (pozytywnych lub negatywnych) emocji może doświadczać uczestnik wydarzenia?
3.6. CASE STUDY: Przegląd wybranych atrakcji dla różnych grup docelowych
3.7. Detale, które zapadną w pamięć uczestnikom wydarzenia

4. Skąd czerpać inspiracje?

4.1. Branżowa baza inspiracji
4.2. Konkursy branżowe
4.3. Sztuka kształtuje nam duszę (fragm. Marek Grechuta)
4.4. WARSZTAT: Inspiracje wokół nas a motyw przewodni – znajdź inspirację w codziennym życiu

5. Sprzedaż pomysłu na event

5.1. Jak przedstawiać pomysł, aby klient go sobie wyobraził?
5.2. Jak przekonać klienta do odważnych decyzji?
5.3. Brand experience: punkty styczności uczestnika z marką

6. Czy zawsze trzeba podążać za trendami?

6.1. Na co aktualnie jest moda?
6.2. Przekroczenie granicy inspiracji = plagiat
6.3. Kreacja w czasach pandemii – jak uatrakcyjnić wydarzenie online?

1. Sposoby wyszukiwania i weryfikacji kompetencji podwykonawców

2. Praca z podwykonawcą – nauka negocjacji i komunikacji

3. Kategorie dostawców, z którymi pracuje się przy eventach

4. Najważniejsze elementy briefu dla dostawcy

5. Współpraca z lokalizacją / obiektem eventowym

5.1. Gdzie i jak szukać lokalizacji pod wydarzenia?
5.2. Na co zwracać uwagę wybierając lokalizację – czy ważne jest tylko położenie i standard?

6. Współpraca z dostawcą cateringu

6.1. Na co zwrócić uwagę zamawiając catering – menu, liczba obsługi, elementy dodatkowe?
6.2. Sanepid – nasz wróg czy sprzymierzeniec?

7. Współpraca z fotografem & ekipą video

7.1. W jakim zakresie mamy prawa do używania zdjęć?
7.2. Rodzaje fotorelacji, materiały referencyjne, ułatwianie pracy ekipie foto&video

8. Współpraca z artystami i konferansjerami

8.1. Jak wybrać artystę/konferansjera i rozmawiać z jego managerem?
8.2. Rider hospitality, jako umowa obowiązująca organizatora
8.3. Przygotowanie scenariusza i wskazówek dotyczących występu

9. Współpraca z hostessami, modelkami, animatorami, wolontariuszami, ochroną – obsługa wydarzenia, jako jeden z głównych punktów styczności z uczestnikiem

10. Współpraca z firmami dostarczającymi atrakcje, upominki i elementy dodatkowe

11. Współpraca z firmami zapewniającymi scenografię i technikę eventową

11.1. Scenografia multimedialna, formy przestrzenne, dekoracje, meble, namioty
11.2. Jesteśmy wzrokowcami – jak przedstawić klientowi nasz pomysł?

12. Współpraca ekip technicznych podczas realizacji wydarzenia, jak pogodzić wszystkich?

13. Na jakie zapisy w umowach z różnymi dostawcami zwrócić uwagę?

14. Zarządzanie projektem eventowym i zespołem

14.1. Tworzenie zespołu eventowego, podział zadań, planowanie produkcji
14.2. Przydatne aplikacje do pracy m.in.: Asana, Nozbe, Trello, Teams, Canva, Hootsuite, Pexels, Bit.ly…

15. Budżet

15.1. Jak przygotować kosztorys, optymalizować koszty i unikać niedoszacowania?
15.2. Co powinien, a czego nie powinien zawierać kosztorys?
15.3. PRZYKŁAD: Analiza szczegółowego kosztorysu wydarzenia, zawierającego m.in. wyliczenie kilometrówek, diet, obsługi agencyjnej, logistyki, wynagrodzenie dostawców: scenografii, techniki, obiektu, cateringu i wielu innych
15.4. Wynagrodzenie agencji / formy rozliczeń – fee, ryczałt, marża
15.5. Negocjacje warunków finansowych z klientem i dostawcami

16. Scenariusz

16.1. Agenda, scenariusz, harmonogram, szpigiel – jakie są różnice?
16.2. Dynamika i dozowanie emocji
16.3. PRZYKŁAD: Analiza szczegółowego (minuta po minucie) szpigla wydarzenia wraz z czasem montaży i demontaży

17. Książka produkcyjna

17.1. Książka produkcyjna – co to jest i co powinno się w niej znaleźć?
17.2. PRZYKŁAD: Analiza zawartości przykładowej książki produkcyjnej

18. Teczka pozostałych dokumentów związanych z organizacją eventu

18.1. Plan zabezpieczenia imprezy
18.2. Umowa bazowa agencja-klient
18.3. Porozumienie o zachowaniu poufności agencja-klient
18.4. Wzory wniosków ZAiKS potrzebne w celu uzyskania licencji na korzystanie z utworów
18.5. Lista rzeczy do zabrania na event (checklista)
18.6. Lista kontaktowa
18.7. Arkusz kryzysowy

19. Zarządzanie ryzykiem i podsumowanie projektu

1. Techniczne aspekty organizacji eventu

1.1. Wprowadzenie do istoty zagadnienia zabezpieczenia technicznego eventu
1.2. Wybór podwykonawcy na Twoje wydarzenie
1.3. Co musi wiedzieć firma techniczna, aby prawidłowo wycenić i zrealizować event?
1.4. Kreacja a budżet (eventy na zlecenie a wspólne tworzenie koncepcji przez agencję eventową i ekipę techniczną)
1.5. Wizualizacje – czy są potrzebne?
1.6. Bezpieczeństwo i wypadki podczas wydarzeń

2. Konstrukcje sceniczne

2.1. Podesty, dachy, horyzonty, systemy kratownic
2.2. Możliwości techniczne obiektu – wysokość, dopuszczalne obciążenia, punkty podwieszenia, przyłącza energetyczne

3. Nagłośnienie

3.1. Przygotowanie na podstawie charakteru imprezy i dokumentacji obiektu/terenu
3.2. Podstawowe informacje dotyczące nagłośnienia różnych rodzajów eventów – ciekawostki z życia realizatora
3.3. Mikrofony kablowe (dynamiczne i pojemnościowe)
3.4. Mikrofony bezprzewodowe (do ręki, nagłowne, do klapy)
3.5. Mikrofony konferencyjne (gooseneck, multifony)
3.6. Głośniki tradycyjne i systemy line array
3.7. Tłumaczenia symultaniczne
3.8. WARSZTAT: analiza rideru zespołu Hey

4. Oświetlenie i efekty specjalne

4.1. Źródła światła, filtry, soczewki, systemy mieszania kolorów
4.2. Inteligentne oprawy oświetleniowe: ruchome głowy (SPOT, PROFIL, WASH, BEAM), naświetlacze ledowe
4.3. Efekty: gobo, dymy, stroboskopy, oświetlenie architektoniczne

5. Multimedia

5.1. Podstawowe rodzaje złączy i kabli
5.2. Technologie wyświetlania obrazu
5.3. Rozdzielczość a proporcja obrazu
5.4. Dopasowanie rozmiaru ekranu i odległości projektora do audytorium
5.5. Rodzaje projekcji: przednia, tylna, wielkoformatowa (edgeblending, picture in picture)
5.6. Ekrany LED – jasność, rozdzielczość, odporność na warunki atmosferyczne, elastyczność
5.7. Procesory obrazu oraz serwery multimedialne i ich możliwości m.in.: projekcje 3D, projekcje 360 °, kluczowanie obiektów, warping, mapping, blending, tracking, powierzchnie interaktywne
5.8. CASE STUDY: najciekawsze realizacje w Polsce i na świecie, przykłady ciekawych rozwiązań na każdy budżet

6. Elementy dodatkowe: animacje, grafiki, jingle

7. Dokumentacja i formalności

7.1. Harmonogram prac a scenariusz wydarzenia
7.2. Na czym można, a na czym nie warto oszczędzać?

8. Szanuj technicznego jak siebie samego

8.1. Efektywna współpraca między klientem a ekipą techniczną, czyli jak dbać o ludzi, którzy pracują na sukces Twojego wydarzenia
8.2. Najczęstsze nieporozumienia na linii organizator/uczestnik a ekipa techniczna

1. Nowy świat eventów online i eventów hybrydowych

1.1. Wprowadzenie – sytuacja na rynku
1.2. Podstawy i definicje, czyli jak to wszystko działa
1.3. Łącze internetowe i jego parametry
1.4. BHP pracy w sieci

2. Streaming – omówienie wybranych platform: Youtube, Vimeo, Facebook, Twitch, Dacast, Clevercast

2.1. Główne funkcje, zalety, wady
2.2. Najważniejsze różnice między platformami
2.3. Którą platformę wybrać dla swojego eventu?

3. Wideokonferencje i webinary – omówienie wybranych narzędzi: MS Teams, Google Meet, ClickMeeting, Zoom, Cisco Webex

3.1. Główne funkcje, zalety, wady
3.2. Najważniejsze różnice między narzędziami
3.3. Które narzędzie wybrać dla swojego eventu?

4. Elementy eventu organizowanego w sieci – tworzenie wydarzenia online od podstaw

4.1. Jakich narzędzi potrzebujemy do realizacji eventu online (mikrofony, kamery, oświetlenie, oprogramowanie, promptery)?
4.2. Przygotowanie własnej sali konferencyjnej do prowadzenia transmisji
4.3. Briefowanie zewnętrznego studio, w którym chcemy zrealizować wydarzenie online
4.4. Briefowanie firmy technicznej, która ma realizować transmisję online we wskazanym przez nas miejscu
4.5. Kreacja vs. produkcja eventów online – czy możemy zrealizować wszystkie pomysły?
4.6. Dostosowanie wydarzenia do możliwości technicznych i percepcyjnych uczestników
4.7. Przygotowanie scenariusza eventu online
4.8. Sposoby uatrakcyjnienia eventu online (światło, multimedia, pokoje dyskusyjne, dodatkowe atrakcje angażujące uczestników)
4.9. Przygotowanie prelegenta / panelisty do transmisji online
4.10. Tłumaczenia symultaniczne w czasie konferencji online
4.11. Koncert online – czym różni się koncert na żywo od koncertu w sieci i jak go przygotować?
4.12. CASE STUDY – przykłady ciekawych wydarzeń online

5. Platformy do eventów online: MEETING15, Coffe, Hopin 6

6. Bezpieczeństwo i komfort uczestników wydarzenia online

7. Bezpieczeństwo pokazywanych treści (ochrona praw autorskich, ochrona przed kopiowaniem)

8. Omówienie możliwych problemów i zagrożeń oraz przykłady ich rozwiązania

1. Rola reżysera w projektowaniu i realizacji eventów

2. Etapy przygotowań do eventu offline i online

2.1. Czym różni się reżyseria eventu offline od reżyserii eventu online lub hybrydowego?
2.2. Zaangażowanie reżysera w proces tworzenia scenariusza (także na etapie przetargu)
2.3. Wybór elementu dominującego i konwencji wydarzenia
2.4. Czas przygotowań i jego rola w doborze rozwiązań
2.5. Wybór lokalizacji dla wydarzenia offline
2.6. Wybór lokalizacji dla wydarzenia online lub telewizyjnego oraz zalety i wady każdej z nich: studio, green screen (unreal engine), teatr, inne przestrzenie – filmowe wykorzystanie potencjału miejsca oraz umiejętność patrzenia okiem kamery
2.7. Jak zatrzymać widza, czyli NIE dla zappowania

3. Plan pracy i deadline’y

3.1. Agenda klienta vs scenariusz
3.2. Optymalny czas trwania bloków, przerw i reklam – czasówka
3.3. Rozbudzanie emocji poprzez zmienną dynamikę
3.4. Szpigiel dla klienta, szpigiel realizacyjny, szpigiel dla prowadzących
3.5. Jakie ważne elementy są często pomijane w budżecie projektu?
3.6. WARSZTAT: tworzenie szczegółowego szpigla na podstawie ogólnego scenariusza eventu

4. Przygotowanie materiałów oraz współpraca z dostawcami i prelegentami

4.1. Współpraca z dostawcami: ekipy techniczne, studia graficzne, ekipy filmowe, scenograf, inni podwykonawcy
4.2. Animacje graficzne i filmy – jak je poprawnie przygotować?
4.3. Scenografia – wielkość sceny, dioda vs scenografia rzeczywista, małe elementy scenografii
4.4. Współpraca z prelegentami (speakerami) – wskazówki do przygotowania prezentacji i zachowania na scenie, próby, znaczenie umiejętności pracy z „uchem”
4.5. Znaczenie ubioru i make up’u osób występujących na scenie
4.6. Rola autora tekstów dla prowadzących (słowo mówione, a słowo pisane)
4.7. Prezentacja Keynote / Power Point
4.8. Facebook, Youtube, Vimeo – prawa autorskie
4.9. Dlaczego nie warto podmieniać prezentacji tuż przed startem wydarzenia?

5. Najważniejsze działania na planie przed rozpoczęciem wydarzenia

5.1. Team odpowiedzialny za realizację: realizatorzy światła, dźwięku, multimediów, operatorzy kamer
5.2. Mikrofony (nagłowny, hand held, pchełki) – jak podpinać, który najlepszy, jak współpracować z realizatorem dźwięku (on/off)?
5.3. Światło – urządzenia efektowe i kontrowe, ekspozycja, balans kamer ze światłem
5.4. Prompter – jak ustawić, co wyświetlać, jak współpracować ze speakerem?
5.5. Grafika na ekranach LED – czego unikać, co się sprawdza, jak dobrać kontent graficzny, jakie są bezpieczne pola dla treści merytorycznych?
5.6. Podstawowy sprzęt do transmisji / nagrywania – obiektywy i kamery (ustawienie kamer)
5.7. Kamery PTZ – na co zwracać uwagę, jakie są zalety i wady?
5.8. Urządzenia dodatkowe – stedi cam, kran vs technokran, slider, jazda kamerowa, pantera, line cam, fly cam
5.9. Wpływ użycia efektów AR na ustawienie kamer i osoby prezentujące
5.10. Muzyka – koncert na żywo, efekty dźwiękowe
5.11. Oprawa graficzna i muzyczna – na co jeszcze zwracać uwagę?
5.12. Zoom / v-mix w evencie online
5.13. Opóźnienie streamu na różnych platformach
5.14. Materiały ENG – sprzęt, muzyka, postprodukcja, kolaudacja, oprawa graficzna

6. Plan pracy i próby (eventy zwykłe/offline oraz online)

7. Komunikacja na planie

8. Event hybrydowy – rola reżysera w zapewnieniu komfortu udziału w wydarzeniu zarówno gościom uczestniczącym w nim na miejscu, jak i gościom oglądającym je zdalnie

1. Kto może organizować imprezy?

1.1. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych
1.2. Uzyskiwanie niezbędnych pozwoleń na organizację wydarzenia

2. Odpowiedzialność organizatora eventu

2.1. Odpowiedzialność cywilna i karna organizatorów wydarzeń
2.2. Ubezpieczenie firmy i uczestników eventu
2.3. Co powinno się znaleźć w regulaminie eventu?

3. Kiedy wydarzenie podlega pod ustawę o imprezach masowych?

3.1. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych
3.2. Podstawowe zasady organizacji imprez masowych

4. Hazard i gry losowe

4.1. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o grach hazardowych
4.2. Które elementy i atrakcje na wydarzeniu mogą być uznane za hazard?
4.3. Loterie, konkursy, podatki od nagród

5. Reklama i sponsoring produktów sensytywnych – ograniczenia w promocji

5.1. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz Ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych

6. Dane osobowe, wizerunek, prawa autorskie

6.1. RODO w branży eventowej i marketingu (przetwarzanie danych uczestników, udział w konkursach, mailingi)
6.2. Wykorzystywanie wizerunku uczestników wydarzenia, prelegentów i artystów oraz logotypów w celu relacji z wydarzenia, promocji wydarzenia itp.
6.3. Jakie elementy wydarzenia mogą podlegać prawom autorskim?
6.4. Organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi np. ZAiKS
6.5. Własność intelektualna – jak chronić się przed nieuczciwą konkurencją i kopiowaniem naszych pomysłów?

7. Umowy

7.1. Co może nas nieprzyjemnie zaskoczyć – pułapki prawne w umowach
7.2. Jak prawidłowo zabezpieczyć interesy obu stron (agencja-klient, organizator-dostawca)
7.3. Zapisy w umowach, o których łatwo zapomnieć
7.4. Kiedy możemy zerwać umowę z klientem lub dostawcą (np. odwołanie rezerwacji sali na wesele, istotna zmiana liczby uczestników konferencji w hotelu, siła wyższa, choroba głównego artysty, różnica między zaliczką a zadatkiem)
7.5. Czy jest różnica w odpowiedzialności cywilnoprawnej w zależności od rodzaju podpisanej umowy (B2B, zlecenie, dzieło, barter)?

8. Reagowanie w przypadku sytuacji spornych

9. WARSZTAT: Sytuacje kryzysowe – co zrobisz, gdy… (analiza przykładowych scenariuszy zdarzeń)

1. Opracowanie strategii promocji wydarzenia

1.1. Po co Ci w ogóle strategia?
1.2. Jak się do tego zabrać?
1.3. Kreacja
1.4. Najważniejsze elementy strategii
1.5. Jak dobrać grupę docelową?
1.6. Harmonogram, budżet, analityka
1.7. Jakie narzędzia mogą Ci pomóc

2. WARSZTAT: wybór grupy docelowej, tworzenie person

3. Realizacja kampanii, etapy projektu, problemy i zagrożenia podczas realizacji projektu

4. CASE STUDY: Przykłady ciekawych kampanii i ich analiza

5. Spójna komunikacja, materiały graficzne i prasowe

5.1. Content event marketing – jak opowiadać o wydarzeniu, aby wzbudzić zainteresowanie?
5.2. Przygotowanie materiałów graficznych i materiałów video
5.3. Strona internetowa wydarzenia – najważniejsze elementy i pozycjonowanie
5.4. Teaser (zapowiedź) wydarzenia
5.5. WARSZTAT: Przygotowanie informacji prasowej

6. Pozasieciowe możliwości promocji

6.1. Akcje specjalne
6.2. Ambient marketing
6.3. Współpraca z mediami – właściwa informacja do właściwych ludzi – radio, TV, lokalna prasa
6.4. Współpraca ze sponsorami, partnerami i patronami medialnymi
6.5. Wybór właściwych partnerów i ambasadorów wydarzenia
6.6. Współpraca z instytucjami publicznymi np. patronat miasta

7. Kanały komunikacji w internecie

7.1. Facebook
7.2. Instagram
7.3. TikTok
7.4. Youtube
7.5. Linkedin
7.6. Influencerzy
7.7. Płatna promocja w SM

8. Kryzys PR – co może pójść nie tak?

9. Analiza i mierzenie efektów

10. Trendy w promocji wydarzeń – przewidywania na przyszłość

1. Pozyskiwanie klientów

1.1. Analiza naszej oferty i budowanie własnej marki
1.2. Działania i narzędzia wspomagające sprzedaż
1.3. Dobór zespołu handlowego
1.4. Gdzie i jak szukać nowych klientów?
1.5. Przetargi – brać udział czy nie?

2. Sprzedaż eventu z briefu

2.1. Dopasowanie oferty do wymagań klienta – analiza potrzeb, marki/produktu i grupy docelowej
2.2. Jakie elementy powinny się znaleźć w briefie i o co warto dopytać, gdy dostaliśmy wytyczne od klienta?
2.3. BONUS: przykładowy brief dla klienta (dodatkowy materiał PDF)

3. Sprzedaż eventu własnego, czyli kreowanie popytu na nową koncepcję

4. Oferta i prezentacja pomysłu na wydarzenie

4.1. Podstawowe zasady dobrej oferty sprzedażowej
4.2. Zawartość merytoryczna oferty
4.3. Kosztorys – budowanie oferty finansowej, optymalizacja kosztów, komunikacja marży u klienta
4.4. Strona wizualna prezentacji oraz programy i aplikacje, które pomogą, jeśli nie mamy artystycznej natury 😉
4.5. Prezentacja oferty na spotkaniu – mowa ciała, przekazanie klientowi naszej idei
4.6. Skuteczne techniki negocjacji

5. Współpraca z klientem

5.1. Najczęstsze problemy na linii agencja-klient
5.2. Najważniejsze elementy umowy agencja-klient, dzięki którym obie strony będą czuły się bezpiecznie
5.3. Budowanie trwałych i pozytywnych relacji – jak zyskać stałego klienta?
5.4. BONUS: przykładowa umowa między agencją a klientem (dodatkowy materiał PDF)

6. Pozyskiwanie sponsorów i partnerów wydarzenia

6.1. Wybór i pozyskanie sponsorów oraz partnerów, którzy pasują do planowanego wydarzenia – spójność wizji i misji
6.2. Określanie benefitów ze współpracy
6.3. Określanie pakietów sponsorskich
6.4. WARSZTAT: Najważniejsze elementy oferty i umowy sponsoringowej
6.5. CASE STUDY: Działania sponsoringowe podczas różnych eventów
6.6. Ambush marketing – czym jest i jak się przed nim chronić?