Blaski i cienie współpracy Agencja – Manager – Artysta

Blaski i cienie współpracy Agencja – Manager – Artysta
Cazs czytania: 7 minut

Są sprawy proste, o których zapominamy. Tematy błahe, na które nie zwracamy uwagi. Kwestie drażliwe, które można wyeliminować. Współpraca z impresariatem i artystami budzi wiele, czasem zupełnie niepotrzebnych, emocji. Wszystko w naszych kontaktach powinno być jasne i bezproblemowe. Nie zawsze jest. Porozmawiajmy o tym otwarcie.  

Nasza agencja KRAB Music House & Special Events działa na rynku muzycznym od 17 lat. W tym czasie działaliśmy i działamy zarówno, jako managerowie polskich artystów, reprezentanci na Polskę kilku zespołów zagranicznych, agencja bukująca innych wykonawców, główni organizatorzy lub podwykonawcy koncertów i festiwali, ale także, jako typowa firma eventowa. Mamy więc spojrzenie z różnych punktów widzenia i doświadczenie w różnych rolach.

Jak wszyscy wiemy, organizacja eventu z oprawą artystyczną, to łańcuszek składający się z wielu ogniw: klienta, jego agencji, managera artysty i tegoż artysty. Każde z ogniw w tym łańcuszku ma swoje oczekiwania i cele, które chce zrealizować. Jedne są zbieżne, inne nie. Wiadomo, że klient i agencja będą chciały wynegocjować niższe honorarium, manager i artysta – wyższe. Nie jest to żadną tajemnicą. Ważne, by uznać to za stan normalny, szukać kompromisu i stworzyć jeden dobrze funkcjonujący mechanizm, aby osiągnąć wspólny cel, jakim jest profesjonalnie zrealizowany event. Dlatego tak ważna od samego początku jest komunikacja oraz poznanie motywacji i potrzeb pozostałych partnerów.

W naszym wypadku mamy najczęściej do czynienia z dwoma sytuacjami: gdy agencja lub firma organizująca event zwraca się z zapytaniem o występ artysty lub też o stworzenie całej koncepcji wydarzenia, a potem jej zrealizowanie. W obu przypadkach staramy się od początku uzyskać jak najwięcej informacji. O tym jak ważna jest dobra komunikacja przekonałem się już na początku mojej kariery w branży. Agencja zwróciła się do nas z prośbą o zabukowanie znanej wokalistki wykonującej poezję śpiewaną. Zapytanie było o tę jedną konkretną artystkę. Podpisaliśmy umowę, przyjechaliśmy na świetnie przygotowaną imprezę w eleganckiej auli, a na miejscu okazało się, że jest to uroczystość pożegnalna jednego z zagranicznych managerów dużej międzynarodowej firmy. 80% gości, VIP-ów, stanowili obcokrajowcy, nieznający języka polskiego lub znający go bardzo słabo. Rozpoczął się koncert i cierpliwości VIP-om starczyło na 2 piosenki. Nie rozumieli, o czym artystka śpiewa, a poza tym przyszli przede wszystkim po to, aby się spotkać i ze sobą porozmawiać. Każda minuta dłużyła się niemiłosiernie, aż wreszcie koncert został przerwany w połowie. My ze swojego zadania się wywiązaliśmy, artystka zaśpiewała i otrzymała honorarium za występ, ale niesmak pozostał. Krzywdę wyrządzono i artystce, którą spotkało lekceważenie widowni, i klientowi, dla którego program artystyczny był nieodpowiedni. Agencja też nie wspomina tej imprezy mile, ponieważ ucierpiał jej profesjonalny wizerunek. Ten przykład nauczył mnie raz na zawsze, że każda informacja o imprezie i oczekiwaniach klienta jest bardzo cenna.

Przygotowując ofertę, pytamy o:

• Cel danego eventu – o to, co organizator chce zakomunikować gościom. Ważne abyśmy nadawali na tych samych falach i poprzez występ wzmocnili ten przekaz.
• Jaki ma być charakter imprezy i oprawy artystycznej: uroczysty, czy na luzie?
• Czy ma to być koncert skupiający uwagę widzów, prawdziwy show, czy też muzyka w tle, umożliwiająca konwersację?
• Dobrze jest poznać wiek uczestników, ich upodobania muzyczne, zawód i branżę, w której pracują.
• Czy wśród gości będą obcokrajowcy nieznający polskiego?
• Jak duża będzie to grupa?
• Czy konferansjerka ma być tylko po polsku?
• Istotne jest też by dowiedzieć się czy goście mają być tylko widzami, czy też celem jest ich integracja i powinni być aktywnymi uczestnikami, współtworzącymi program.
• Wreszcie pada sakramentalne pytanie o budżet przeznaczony na oprawę artystyczną. Tutaj gorący apel: Kochani klienci! Dzielcie się z nami tą informacją – to bardzo ułatwi współpracę. Nie chcemy marnować Waszego i naszego czasu „strzelając w ciemno”, wysyłając nietrafione propozycje, powyżej lub poniżej oczekiwanego poziomu, przeznaczone pod zupełnie inny budżet. Jeśli jego dokładna wysokość jest jeszcze nieznana, ustalmy przynajmniej kwotę orientacyjną.

Pierwszy etap jest kluczowy. Im więcej informacji przekażemy sobie na początku, tym większe prawdopodobieństwo końcowego sukcesu. Zdarza się, że po takim wywiadzie z organizatorem imprezy, sami proponujemy zmianę artysty, o którego pyta klient na innego, bardziej odpowiedniego. Komunikacja ze zleceniodawcą musi funkcjonować na każdym etapie współpracy i powinna to być komunikacja dwustronna. Klient i jego agencja mają konkretne oczekiwania w stosunku do artysty i jego managera, ale i my mamy nasze oczekiwania i prośby skierowane w drugą stronę. Jeśli pojawiają się jakiekolwiek zastrzeżenia czy wątpliwości związane z występem artysty, to naszym obowiązkiem jest je przedyskutować z agencją, żeby uniknąć nieporozumień.

Zdarza mi się słyszeć stwierdzenie „robimy imprezę dnia X, proszę o rezerwację terminu u artysty Y”. Potem okazuje się, że w rzeczywistości wcale nie było to „robimy”, tylko „startujemy w przetargu, jako jedni z wielu”. Drobna różnica, lecz jakże ważna, szczególnie z punktu widzenia wprowadzonego w błąd artysty. W tym miejscu dochodzimy do kluczowego tematu rezerwacji terminu artysty. To jedna z bardziej drażliwych kwestii jakie niesie współpraca managera z agencją. Wszyscy wiemy, że duża część projektów nie dochodzi do realizacji. To fakt. Pracujemy nad kilkoma imprezami, a wychodzi jedna. Taka jest branża, taka rzeczywistość, do tego przywykliśmy. Tym bardziej ważne jest, byśmy sobie pomagali i ułatwiali życie. Gdy klient dzwoni do nas z prośbą o rezerwację, natychmiast wstępnie bukujemy termin. Do tego etapu zwykle komunikacja działa sprawnie. Potem czekamy na podjęcie ostatecznej decyzji – podpisanie umowy lub odwołanie rezerwacji. Czekamy, czekamy, czekamy… oczywiście agencja kontaktuje się zawsze, gdy decyzja jest pozytywna, ale już wyjątkowo rzadko, gdy jest ona odmowna. Brak informacji powoduje, że nieaktualna rezerwacja jest nadal podtrzymywana. Ten system powinien działać automatycznie w dwie strony: artysta ma być do dyspozycji agencji w zarezerwowanym terminie, ale gdy sprawa upada, to zgodnie z zasadami savoir vivre’u, agencja powinna taką rezerwację anulować. Tak więc, Drogie Agencje, pamiętajcie, że po drugiej stronie jest i artysta, i manager, którzy czekają na decyzję. Dla Was to drobna rzecz – kwestia jednego maila, czy telefonu – a dla nas sprawa bardzo ważna.

Z jakim wyprzedzeniem powinno się robić rezerwację terminu? Nie ma tu żadnej reguły. Termin może być wolny i dostępny na tydzień przed imprezą lub też zajęty na półtora roku wcześniej. Czasem wstrzymując się z rezerwacją, możecie stracić termin, bo ktoś inny zadzwoni następnego dnia i sprzątnie Wam tego artystę sprzed nosa. Dlatego najprostsza reguła brzmi: rób wstępną rezerwację najwcześniej jak to tylko możliwe, nawet przed podjęciem ostatecznej decyzji przez klienta.

A teraz sytuacja, która działa na nas jak płachta na byka: oto jesteśmy proszeni o zaproponowanie jakiegoś artysty na event. Przygotowujemy ofertę. Znakomita większość agencji, z którymi współpracujemy, to firmy etyczne i profesjonalne, zdarzają się jednak i czarne owce, które po otrzymaniu naszej oferty, próbują kontaktować się z artystą za naszymi plecami. Oczywiście po to, żeby zaoszczędzić na naszej marży. Artyści, z którymi pracujemy są jednak naprawdę lojalni i dzwonią do nas z taką informacją. Pamiętajcie, że nie jesteśmy darmowym bankiem pomysłów, czy kontaktów. Jeżeli reprezentujemy artystę, jeśli go polecamy, to oczekujemy, że wszystkie kontakty odbywać się będą za naszym pośrednictwem. Tak naprawdę bardzo ułatwia to sprawę: to naszym zadaniem jest i wyegzekwowanie wymagań agencji w stosunku do artysty, i załatwianie spraw w imieniu tegoż artysty u reprezentanta agencji.

Jeżeli reprezentujemy artystę, jeśli go polecamy, to oczekujemy, że wszystkie kontakty odbywać się będą za naszym pośrednictwem.

Lojalność oczywiście obowiązuje w obie strony. Jeśli jesteśmy zapraszani na prezentację agencji dla jej klienta i mamy opowiedzieć o programie artystycznym, to nie rozdajemy swoich wizytówek, ani nie bierzemy ich od innych. Występujemy jako podwykonawca agencji. Już na samym evencie ta reguła dotyczy i nas, i artystów. Jeśli po koncercie ktoś z widzów jest zainteresowany naszymi artystami, to od razu kontaktujemy się z agencją, która nas zamówiła, zapłaciła i ma na ten wieczór absolutną wyłączność. Kolejny koncert w wyniku tego wieczoru powinien odbywać się za jej pośrednictwem, chyba że agencja wyraźnie da nam w tej kwestii wolną rękę.

O „zapożyczaniu” autorskich koncepcji, scenariuszy, pomysłów i realizacji ich przez inną firmę lub bezpośrednio przez klienta, właściwie nie ma potrzeby pisać, bo to rozbój w biały dzień i wszyscy o tym wiedzą. A jednak! Dobrze byśmy wszyscy się w takich przypadkach komunikowali, ostrzegali i wpisywali „pasożyty” na czarną listę. Zresztą jest to poważny problem, który dotyka nie tylko nas, ale przecież także i Was. Mam nawet wrażenie, że agencje są tutaj jeszcze bardziej i częściej poszkodowane niż my. Kreatywność to cenna wartość, a Wasz czy nasz wysiłek włożony w stworzenie koncepcji na event powinien by szanowany i wynagradzany. Nazywajmy rzeczy po imieniu i nie tolerujmy kradzieży, czy „zapożyczeń” pomysłów w naszej branży.

Wysyłając ofertę wiemy, że zostanie ona skopiowana i przesłana do klienta, jako koncepcja agencji. Nie mamy z tym problemu. Niemniej jednak, taka oferta, scenariusz czy pomysł pozostaje własnością intelektualną naszej firmy – Kraba i jako taka podlega ochronie. Będziemy jej zdecydowanie bronić. Nie wyrażamy zgody na nieautoryzowane wykorzystywanie pomysłów i scenariuszy przez agencję lub jej klienta. Zasada jest bardzo prosta – jeśli nasza oferta się podoba, to agencja powinna ją realizować z Krabem, jeśli jest nieodpowiednia lub za droga, to powinna zostać wyrzucona do kosza i nierealizowana.

Unikamy agencji, które proszą o nasze koncepcje i scenariusze, a potem wysyłają je masowo, nie jako ofertę pod konkretne wydarzenie, tylko na zasadzie „a nuż się trafi”. Lubimy pracować z agencjami, które aktywnie pilotują swoje oferty, monitorują procesy wyboru scenariuszy oraz spotykają się z decydentami na prezentacjach.

Zaproszeni do przetargu staramy się zawsze dowiedzieć ile agencji bierze w nim udział. Czasem dzwoniąc do artystów wymienionych w specyfikacji, dowiadujemy się, że jesteśmy już dwunastą firmą, która dzwoni dzisiaj w tej samej sprawie. Takie przetargi nie mają sensu. Podobnie z bezprzetargowymi zaproszeniami do składania ofert na event. Jeśli mają to być 2-3 firmy, to ok., ale jeśli jest ich kilkanaście, to mam nieodparte wrażenie, że zleceniodawca buduje sobie darmową kopalnię pomysłów (oczywiście nie swoich).

Na koniec uwaga tak banalna, że niemal wstydzę się o tym pisać:

Czytajmy dokładnie ridery techniczne! Może nie jest to lektura pasjonująca, ale jakże konieczna. Wymagane warunki występu zostały tam przecież opisane w konkretnym celu.

Na szczęście coraz rzadziej, ale jednak, zdarza się, że warunki techniczne nie są odpowiednio przygotowane, co rodzi niebezpieczeństwo, że występ może się nie odbyć. Najlepiej jest zlecić realizację ridera profesjonalnej firmie, przedtem prosząc o wycenę usługi, a w razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości, dzwonić do managera artysty – od tego jesteśmy.

Zdaję sobie sprawę, że wiele opisanych tu zagadnień, to wręcz elementarz eventowy, ale może znaleźliście tu jakieś problemy naświetlone z innej perspektywy, którą ma manager artysty. Wiem, że większość nieporozumień we współpracy wynika nie ze złej woli, ale zwykłego niezrozumienia potrzeb i oczekiwań drugiej strony. Dlatego zdecydowałem się napisać ten tekst i dlatego też jestem bardzo ciekaw opinii. Co Was boli, drażni i irytuje w kontaktach z managerami i ich artystami, co chcielibyście zmienić?

---

Autor: Krzysztof Korczak, KRAB Music House & Special Events

Artykuł ukazał się w Nr 4 magazynu Event Manager News (wrzesień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Markus Spiske z Pexels