Zawód: Organizator koncertów – szkolenie z produkcji i promocji wydarzeń muzycznych

1. Impreza masowa – wprowadzenie

1.1. Pojęcie imprezy masowej – które wydarzenie jest, a które nie jest imprezą masową?
1.2. Geneza, początki tworzenia imprez masowych
1.3. Charakterystyka i rodzaje imprez masowych
1.4. Imprezy artystyczno-rozrywkowe a masowe imprezy sportowe – różnice
1.5. Case Study: Największe imprezy masowe w Polsce i na świecie

2. Podstawy prawne i obowiązki organizatora imprezy masowej

2.1. Ustawodawstwo polskie regulujące organizację imprez masowych
2.2. Organy publiczne biorące udział w wydawaniu zezwoleń
2.3. Obowiązki organizatora imprezy masowej
2.4. Odpowiedzialność organizatora imprezy masowej, odpowiedzialność dostawców, wyłączenie odpowiedzialności
2.5. Ubezpieczenie imprezy masowej
2.6. Wymagania dotyczące infrastruktury obiektu/terenu oraz zabezpieczeń technicznych
2.7. System nadzoru wizyjnego
2.8. Zarządzanie kontrolą dostępu

3. Proces organizacji imprezy masowej

3.1. Zarządzanie zespołem i procesem organizacji imprez masowych
3.2. Współpraca z wolontariuszami
3.3. Zezwolenia niezbędne do organizacji imprezy masowej
3.4. Dlaczego może być wydany zakaz organizacji imprezy masowej?
3.5. Przykład: Wypełnianie wniosku o przeprowadzenie imprezy masowej
3.6. Określanie możliwych zagrożeń / arkusz kryzysowy
3.7. Na co zwrócić szczególnie uwagę przy organizowaniu imprezy masowej?
3.8. Przykład: Tworzenie regulaminu imprezy masowej i niemasowej

Prowadzi: Radek Mysłek

Od ponad 20 lat specjalista-praktyk ds. bezpieczeństwa i organizacji imprez masowych, w tym imprez podwyższonego ryzyka. Przez ponad 10 lat kierował zespołem event marketingu i bezpieczeństwa w Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy oraz był kierownikiem produkcji Pol’and’Rock Festiwal (wcześniej Festiwalu Przystanek Woodstock), koordynując między innymi współpracę organizatora z administracją samorządową oraz ze wszystkimi służbami profesjonalnymi odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo.
Aktualnie działa jako Event Manager Fundacji „Maraton Warszawski”, gdzie koordynuje zabezpieczenia imprez m.in. Maraton i Półmaraton Warszawski czy Bieg Niepodległości. Więcej o trenerach.

4. Warunki zachowania porządku i bezpieczeństwa na imprezie masowej

4.1. Bezpieczeństwo uczestników
4.2. Zagrożenie terroryzmem
4.3. Kierownik do spraw bezpieczeństwa
4.4. Służby porządkowe i służby informacyjne
4.5. Kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej
4.6. Ochrona przeciwpożarowa i zabezpieczenie medyczne na imprezie masowej
4.7. Zasady gromadzenia i przetwarzania informacji dotyczących bezpieczeństwa imprezy masowej
4.8. Case Study: Przykłady odwołanych wydarzeń i sytuacji kryzysowych

5. Obsługa uczestników wydarzenia

5.1. Dystrybucja biletów na imprezy masowe a przepisy prawa
5.2. Obsługa komunikacyjna wydarzenia – organizacja ruchu drogowego, transportu publicznego, parkingów
5.3. Dostęp do informacji – internet, przestrzeń publiczna, teren wydarzenia
5.4. Zaplecze higieniczno-sanitarne oraz strefy gastronomiczne
5.5. Obostrzenia dotyczące sprzedaży alkoholu
5.6. Udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami
5.7. Udogodnienia dla rodziców z dziećmi

6. Nadzór nad przebiegiem wydarzenia

6.1. Zbieranie i wymiana informacji o imprezach masowych
6.2. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli przebiegu imprezy masowej
6.3. Rola organów państwa w zapewnieniu bezpieczeństwa
6.4. Uprawnienia policji oraz służb ochrony podczas imprez masowych
6.5. Przerwanie imprezy masowej – w jakich przypadkach?
6.6. Przepisy karne ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych

7. Techniczne aspekty organizacji eventu

7.1. Wprowadzenie do istoty zagadnienia zabezpieczenia technicznego eventu
7.2. Wybór podwykonawcy na Twoje wydarzenie
7.3. Co musi wiedzieć firma techniczna, aby prawidłowo wycenić i zrealizować event?
7.4. Kreacja a budżet (eventy na zlecenie a wspólne tworzenie koncepcji przez agencję eventową i ekipę techniczną)
7.5. Wizualizacje – czy są potrzebne?
7.6. Bezpieczeństwo i wypadki podczas wydarzeń

8. Konstrukcje sceniczne

8.1. Scena, stage plan, zaplecze prądowe, backline
8.2. Scenografia / stage design
8.3. Podesty, dachy, horyzonty, systemy kratownic
8.4. Możliwości techniczne obiektu – wysokość, dopuszczalne obciążenia, punkty podwieszenia, przyłącza energetyczne

9. Nagłośnienie koncertów (eventów)

9.1. Przygotowanie na podstawie charakteru imprezy i dokumentacji obiektu/terenu
9.2. Podstawowe informacje dotyczące nagłośnienia imprez (eventów) – ciekawostki z życia realizatora
9.3. Mikrofony kablowe (dynamiczne i pojemnościowe)
9.4. Mikrofony bezprzewodowe (do ręki, nagłowne, do klapy)
9.5. Mikrofony konferencyjne (gooseneck, multifony)
9.6. Głośniki tradycyjne i systemy line array
9.7. Odsłuchy, konsolety, akcesoria
9.8. Tłumaczenia symultaniczne
9.8. Przykład: analiza rideru zespołu Hey

Prowadzi: Wojtek Kosiorek

Realizator dźwięku z ponad dwudziestoletnim stażem, aktualnie Dyrektor Zarządzający MEDIA SERVICE Sp. z o. o., wcześniej przez ponad 10 lat Dyrektor Techniczny Brill AV Media Sp. z o. o. – obie firmy to jedne z największych firm zapewniających technikę eventową w Polsce. Przez ostatnie 20 lat współpracował z wieloma kluczowymi artystami polskiej sceny muzycznej, w tym między innymi zespołem HEY, Katarzyną Nosowską, Dawidem Podsiadło, Edytą Górniak, Kayah, Andrzejem Piasecznym, Melą Koteluk, Adamem Sztabą, Natalią Przybysz, Edytą Bartosiewicz i Marią Peszek. Realizował wiele festiwali muzycznych i programów telewizyjnych, takich jak Żywiec Męskie Granie, Opole, Sopot, Open’er Festival, Orange Warsaw Festival, Węgorzewo, Must Be The Music, X FACTOR. Więcej o trenerach.

10. Oświetlenie sceniczne i eventowe oraz efekty specjalne

10.1. Źródła światła, filtry, soczewki, systemy mieszania kolorów
10.2. Inteligentne oprawy oświetleniowe: ruchome głowy (SPOT, PROFIL, WASH, BEAM), naświetlacze ledowe
10.3. Efekty: gobo, dymy, stroboskopy, oświetlenie eventowe architektoniczne

11. Multimedia

11.1. Podstawowe rodzaje złączy i kabli
11.2. Technologie wyświetlania obrazu
11.3. Rozdzielczość a proporcja obrazu
11.4. Dopasowanie rozmiaru ekranu i odległości projektora do audytorium (do publiczności)
11.5. Rodzaje projekcji: przednia, tylna, wielkoformatowa (edgeblending, picture in picture)
11.6. Ekrany LED – jasność, rozdzielczość, odporność na warunki atmosferyczne, elastyczność
11.7. Elementy dodatkowe: animacje, grafiki, jingle
11.7. Procesory obrazu oraz serwery multimedialne i ich możliwości m.in.: projekcje 3D, projekcje 360 °, kluczowanie obiektów, warping, mapping, blending, tracking, powierzchnie interaktywne
11.8. Przygotowanie do transmisji LIVE
11.9. Case study: najciekawsze realizacje w Polsce i na świecie, przykłady ciekawych rozwiązań na każdy budżet

12. Dokumentacja i formalności

12.1. Harmonogram prac a scenariusz wydarzenia
12.2. Jak przebiegają próby? Kolejność, linecheck, soundcheck
12.3. Montaż / demontaż
12.4. Na czym można, a na czym nie warto oszczędzać?

13. Szanuj technicznego jak siebie samego

13.1. Z kim będziemy pracować: realizatorzy wizji, dźwięku, multimediów, stagehands, stage manager
13.2. Efektywna współpraca między organizatorem a ekipą techniczną, czyli jak dbać o ludzi, którzy pracują na sukces Twojego wydarzenia
13.3. Najczęstsze nieporozumienia na linii organizator/uczestnik a ekipa techniczna

14. Struktura rynku i podstawy organizacji koncertów

14.1. Kto organizuje koncerty?
14.2. Podstawowe informacje na temat branży fonograficznej, koncertowej i publishingowej w Polsce
14.3. Wartość rynku koncertów w Polsce
14.4. Struktura rynku koncertowego w Polsce – liczba, frekwencja, gatunki muzyczne
14.5. Kto może organizować koncerty – czy wymagane są uprawnienia?
14.6. Kiedy wydarzenie podlega pod ustawę o imprezach masowych i kto wówczas odpowiada za bezpieczeństwo i zezwolenia?

15. Organizacja koncertu krok po kroku (z punktu widzenia Artysty/Zespołu lub Managera Artysty/Zespołu)

15.1. Jak ustalić najlepszy termin wydarzenia?
15.2. Wybór lokalizacji – ocena lokalizacji pod kątem możliwości technicznych
15.3. Wymiary, układ przestrzenny, widoczność sceny
15.4. Dostępność zasilania i instalacji elektrycznych, dopuszczalne obciążenia, punkty podwieszenia, BHP
15.5. Organizacja koncertu w obiekcie zamkniętym vs. organizacja wydarzenia plenerowego
15.6. Kontakt z zarządcą terenu / obiektu + umowa
15.7. Rider techniczny – kto odpowiada za sprzęt?
15.8. Rider hospitality
15.9. Przykład: analiza przykładowych riderów – jak je czytać?
15.10. Negocjacje finansowe i sprzętowe
15.11. Planowanie, bookowanie, logistyka, formalności
15.12. Podział zadań – kto za co odpowiada?
15.13. Bezpieczeństwo uczestników, zaplecze sanitarne i cateringowe – kto się tym zajmuje?
15.14. Co się dzieje na backstage’u?
15.15. Case study: wybrane projekty koncertów w Polsce i za granicą

16. Organizacja trasy koncertowej krok po kroku kroku (z punktu widzenia Artysty/Zespołu lub Managera Artysty/Zespołu)

16.1. Harmonogram trasy – ustalanie przedziału czasowego
16.2. Booking lokalizacji – ustalanie przebiegu geograficznego
16.3. Support i hospitality – na co zwracać uwagę?
16.4. Case study: wybrane projekty tras koncertowych w Polsce i za granicą

17. Organizacja koncertu krok po kroku (z punktu widzenia organizatora zapraszającego Artystów/Zespoły np. Dom Kultury)

17.1. Co chcemy zrobić, jaki cel osiągnąć i kto jest naszą grupą docelową?
17.2. Jak pozyskać Artystę / Zespół i z kim się kontaktować w sprawie bookingu?
17.3. Wymagania artysty / zespołu / managementu – ridery techniczne i hospitality
17.4. Umowa – kto za co odpowiada, kiedy koncert może być odwołany itp.
17.5. Przykład: pułapki w umowach

Prowadzi: Maciej Śledzianowski

Z planowaniem i organizacją koncertów związany jest od 2011 roku. W branży muzycznej pracuje nie tylko jako Production Manager, ale również jako technik wspomagający muzyków w firmie Woodys Backline. Na scenach pojawia się również jako stage manager.
Od 2012 roku na stałe związany jest także z poznańską agencją Good Taste Production, dla której realizuje trasy koncertowe czołowych polskich zespołów oraz festiwale, takie jak Salt Wave, Santander Letnie Brzmienia, Jazz Around czy legendarny Jarocin Festiwal (impreza przy której pracuje od 2005 roku). Czasem można było go również spotkać jako Road Managera w zespole Darii Zawiałow czy Zakopower. Więcej o trenerach.

18. Warsztat: przebieg dnia koncertu minuta po minucie

19. Dokumentacja produkcyjna

19.1. Organizacje zbiorowego zarządzania (np. ZAiKS)
19.2. Case study: analiza przykładowych zgłoszeń do ZAiKS
19.3. Kosztorys produkcyjny
19.4. Przykładowe stawki, formy rozliczeń, podatki
19.5. Arkusz kryzysowy
19.6. Harmonogram działań produkcyjnych
19.7. Książka produkcyjna
19.8. Podsumowanie i rozliczenie projektu

20. Case study: kryzysy, wypadki i sytuacje zagrożenia bezpieczeństwa na koncertach

21. Promocja i sprzedaż wydarzenia muzycznego

21.1. Promocja przed wydarzeniem:
– Budżet vs rzeczywistość
– Segmentacja grupy docelowej
– Tone of voice i główne kanały komunikacji
– Harmonogram komunikacji
– Zespół, struktura, statusowanie
– Kanały dystrybucji informacji i reklam
– Materiały promocyjne: graficzne oraz audio i video
– Materiały reklamowe i nośniki
– Licencje do wykorzystania materiałów
– Proces akceptacji materiałów
– Partnerzy i sponsorzy (medialni, biznesowi i lokalni) – zasady współpracy, ekwiwalent, pakiety
– Social media
– Ambasadorzy i influencerzy
– Agencje PR
– Interakcja z publicznością
– Współpraca z bileteriami – ustalanie cen, kanały sprzedaży
– Zasady zwrotów, wymiany oraz procedura odwołania wydarzenia
– Merch
– Komunikacja kryzysowa cz. 1

21.2. A co, jeżeli się nie sprzedaje?
– Analityka
– Reakcja
– Komunikacja kryzysowa cz. 2

21.3. Obsługa mediowa na wydarzeniu:
– Wykorzystanie wizerunku, prawa autorskie – Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych
– Własna, akredytowane media, kanały własne artystów, kanały partnerskie
– Nagrania, streamy i transmisje
– Kompatybilność z produkcją wydarzenia
– Komunikacja kryzysowa cz. 3

21.4. Relacje po wydarzeniu:
– Formy i wykorzystanie
– Monitoring mediów
– Raporty i ewaluacje

Prowadzi: Tomek Rawski

Posiada 20-letnie doświadczenie w branży festiwalowej, koncertowej i eventowej. Przez 6 lat związany był z Działem Mediów firmy Alter Art, organizatora Open’er Festival. Następnie zajmował się wydawnictwami muzycznymi oraz współtworzył pierwszą edycję Olsztyn Green Festival. Od 10 lat pracuje w firmie Live, obecnie jako Creative Director, odpowiadając za koncepcję, produkcję i promocję wydarzeń artystycznych, muzycznych i sportowych (m.in. Inside Seaside Festival, Zalewski Unplugged, Mrozu Unplugged, Expo 2020 Dubai, EB Hel Spot, Hey, This is Shaq, T-Mobile Electronic Beats, PlayStation 5 Launch). Współpracował również na polu promocji i social mediów z festiwalami Tauron Nowa Muzyka Katowice oraz SnowFest. Więcej o trenerach.