Event Manager w korporacji – organizacja wydarzeń firmowych (samodzielnie lub z agencją)

Część I / Organizacja samodzielna eventu vs praca z agencją

1. Podstawy prawne organizacji wydarzeń

1.1. Kto może organizować imprezy? Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
1.2. Kiedy wydarzenie podlega pod ustawę o imprezach masowych? Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
1.3. Uzyskiwanie niezbędnych pozwoleń na organizację wydarzenia
1.4. Hazard i gry losowe. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o grach hazardowych.
1.5. Reklama i sponsoring produktów sensytywnych – ograniczenia w promocji. Najważniejsze zagadnienia z Ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz Ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych.

2. Modele współpracy z agencją / dostawcą

2.1. Przetarg w rozumieniu Ustawy Prawo zamówień publicznych
2.2. Przetarg organizowany w oparciu o ogólne zasady kodeksu cywilnego – konkurs ofert
2.3. Organizowanie przetargów z poszanowaniem zasad uczciwości i rzetelności
2.4. Umowy stałe

Część II / Samodzielna organizacja wydarzeń

3. Skąd brać pomysły?

3.1. Określanie grupy docelowej naszego wydarzenia
3.2. Jak odróżnić potrzeby klienta/marki od potrzeb grupy docelowej?
3.3. Czym jest Customer Journey?
3.4. Arkusz zagrożeń dla uczestnika
3.5. Jakich (pozytywnych lub negatywnych) emocji może doświadczać uczestnik wydarzenia?
3.6. Case Study: Przegląd wybranych atrakcji dla różnych grup docelowych
3.7. Detale, które zapadną w pamięć uczestnikom wydarzenia
3.8. Koncepcja eventu – kompromis między produkcją a kreacją
3.9. Skąd czerpać inspiracje?

4. Współpraca z dostawcami / podwykonawcami

4.1. Sposoby wyszukiwania i weryfikacji kompetencji podwykonawców
4.2. Praca z podwykonawcą – nauka negocjacji i komunikacji
4.3. Współpraca z lokalizacją / obiektem eventowym (gdzie i jak szukać, na co zwrócić uwagę, najważniejsze elementy umowy)
4.4. Współpraca z dostawcą cateringu (na co zwrócić uwagę, najważniejsze elementy umowy, sanepid, ciekawostki gastronomiczne)
4.5. Współpraca z fotografem & ekipą video (jak poprawnie zbriefować firmę, w jakim zakresie mamy prawa do używania zdjęć, najważniejsze elementy umowy)
4.6. Współpraca z artystami i konferansjerami (spełnianie wymagań rider’owych, praca z managerem)
4.7. Współpraca z hostessami, modelkami, animatorami, wolontariuszami, ochroną
4.8. Współpraca z firmami dostarczającymi atrakcje i elementy dodatkowe
4.9. Współpraca z firmami scenograficznymi
4.10. Współpraca z firmami zapewniającymi technikę eventową (jak poprawnie zbriefować firmę, najważniejsze elementy umowy, określanie potrzeb)
4.11. Ubezpieczenia eventu i jego uczestników oraz przykłady sytuacji kryzysowych

5. Case Study: przykłady ciekawych projektów z ostatnich lat

Część III / WARSZTAT – planowanie wydarzenia i omówienie najważniejszych dokumentów

Praca w grupach nad wybranym typem eventu:

– konferencja
– impreza integracyjna
– piknik/festyn
– wieczorna gala

Część IV / Praca z agencją

6. Przygotowanie briefu

6.1. Wzory dokumentów
6.2. Określenie zakresu oferty i zadań powierzanych agencji oraz kryteriów oceny
6.3. Zapisy i klauzule o znaczeniu kluczowym dla zleceniodawcy
6.4. Zapisy i klauzule o znaczeniu kluczowym dla agencji – znalezienie złotego środka
6.5. Warsztat: Sporządzanie briefu

7. Wybór agencji, analiza ofert i negocjacje

7.1. Gdzie i jak szukać agencji – badanie rynku?
7.2. Czynniki wpływające na zaproszenie agencji eventowych
7.3. Spotkania briefingowe – zasady i przebieg
7.4. Analiza przesłanych propozycji
7.5. Spotkania prezentacyjne – na co zwrócić uwagę?
7.6. Wybór optymalnych propozycji
7.7. Negocjacje – wybór elementów podlegających negocjacjom bez uszczerbku na efekcie finalnym
7.8. Finał postępowania i wybór agencji

8. Model współpracy

8.1. Dokumenty i formalności
8.2. Określenie modelu współpracy korzystnego dla obu stron
8.3. Podział kompetencji i dobranie zespołu wykonawczego w strukturach wewnętrznych
8.4. Warsztat: plan projektu

9. Realizacja, kontrola i podsumowanie

9.1. Nadzór przygotowań
9.2. Raportowanie bieżące
9.3. Narzędzia wspomagające pracę w zespołach i kontrolę projektu m.in.: Asana, Nozbe, Trello, Teams
9.4. Przydatne aplikacje ułatwiające pracę m.in.: Canva, Hootsuite, Pexels, Bit.ly
9.5. Realizacja – komunikacja i plan B
9.6. Analiza powykonawcza – czy wszystko poszło zgodnie z planem?
9.7. Kosztorys powykonawczy
9.8. Podsumowanie formalne
9.9. Analiza efektywności
9.10. Budowanie trwałej relacji

Copyright © EMTG – DR 2009 wszelkie prawa zastrzeżone.
Zakresy i programy szkoleń przedstawione na stronie www.emtg.pl oraz w materiałach promocyjnych i szkoleniowych objęte są prawami autorskimi zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.