fbpx

10 cyklicznych wydarzeń, które mogą Cię nauczyć, jak robić eventy

  /  Case study, inspiracje, atrakcje   /  10 cyklicznych wydarzeń, które mogą Cię nauczyć, jak robić eventy
10 cyklicznych wydarzeń, które mogą Cię nauczyć, jak robić eventy
Cazs czytania: 5 minut

Organizacja eventu to skomplikowane przedsięwzięcie, warto zatem szukać inspiracji i rozwiązań logistycznych podglądając wzorcowe wydarzenia, które co roku przyciągają tysiące uczestników. Na szczęście mamy wiele rodzimych eventów, które mogą posłużyć jako taki wzorzec i doskonała prezentacja tego, jak powinno wyglądać dobrze zaplanowane wydarzenie oraz jego wcześniejsza promocja. Aby łatwiej było wam zdecydować, gdzie się wybrać, stworzyłem dla was listę 10 cyklicznych eventów, które dla mnie były inspiracją. 

Tworząc zestawienie, kierowałem się przede wszystkim dwoma wytycznymi: wydarzenia muszą mieć charakter cykliczny – aby były już rozwiniętą, znaną marką oraz aby każde z nich reprezentowało nieco inną branżę tak, żeby pokazać wam zróżnicowane wymogi wystawców, organizatorów i grup docelowych, czyli odbiorców. 

1. I Love Marketing 

Cykliczny event, stworzony przez czasopismo Sprawny Marketing, który cieszy się ogromnym powodzeniem wśród odbiorców (praktycznie co roku wyprzedaje się komplet biletów). Wybrałem to wydarzenie jako pierwsze z uwagi na sposób organizacji i jego cel. Przede wszystkim jest to konferencja z niezwykle ciekawą oprawą graficzną. Całość ma charakter wystąpień TED i skupia się na prezentowaniu wiedzy, myśli i doświadczenia, a także trendów i nadchodzących zmian w marketingu – wszystko w formie 18 minutowych prezentacji.

Na uwagę zasługuje fakt, iż prelegenci są oceniani przez uczestników. Ile razy byłeś na wydarzeniu, podczas którego większość prezentacji była de facto prezentacją sprzedażową i promocją firmy prelegenta? Organizatorzy I Love Marketing łatwo poradzili sobie z tym problemem – wysokość wynagrodzeń zależy od jakości wystąpienia, nie ma zatem miejsca na słaby content.

Koszt uczestnictwa zaczyna się od 570 zł. 

2. Poznań Motor Show

Inna branża – inna specyfika eventu. Poznań Motor Show to ogromne targi – przestrzeń podzielona jest na 15 pawilonów, które trzeba przystosować do wymogów technicznych wystawców, zabezpieczyć oraz logistycznie zaplanować produkcję poszczególnych stoisk wystawowych. Będąc na targach warto też zwrócić uwagę na sposoby panowania nad tłumem, ponieważ w tym roku, w ciągu czterech dni, targi odwiedziło ponad 146 tys. osób – niezbędna jest odpowiednia infrastruktura, rozwiązania techniczne czy zabezpieczenie subwydarzeń (np. zawody Stunt Wars Poland). 

Koszty związane z wzięciem udziału wahają się od 22 do 500 zł, w zależności od biletu. 

3. Open’er Festival 

Kolejnego eventu chyba nie muszę Wam przedstawiać – król mainstreamu, social mediów i wielkich wydarzeń muzycznych, Open’er we własnej osobie – 140 tys. osób bawiących się codziennie, przez cztery dni, na pięciu różnych scenach. Jeśli kiedykolwiek chcielibyście zobaczyć na żywo, jak logistycznie „steruje” się takim tłumem, żeby sam siebie nie zadeptał, musicie kiedyś przyjechać na gdyński festiwal. Ponadto, Open’er to niesamowity pokaz event marketingu i reklamy – mnóstwo znanych marek, budujących niekiedy monumentalne strefy chill, w których rozkręcane są oddzielne imprezy. Logistyka, zarządzanie, realizacja eventu w czasie rzeczywistym i technika – to tylko niektóre elementy, które możecie podziwiać będąc uczestnikiem tego festiwalu. 

Ceny uczestnictwa wahają się od 280 do 740 zł. 

4. Festiwal Polskich Filmów Fabularnych

Trochę kultury przyda się każdemu. Szczególnie, jeśli chodzi o najstarszy polski festiwal filmowy, odbywający się w Trójmieście od lat 70-tych. Festiwale, szczególnie te związane z ludźmi sztuki i kultury, to specyficzny rodzaj eventów – charakteryzują się szczególnym klimatem i pewną otoczką wyjątkowości, której stworzenie leży oczywiście po stronie organizatorów. Podczas przygotowywania tego typu wydarzeń należy pamiętać o infrastrukturze dla widza i zaplanowaniu przestrzeni między poszczególnymi salami pokazowymi. Oczywiście warto też zwrócić uwagę na realizację samej oficjalnej gali i pomyśleć choćby o etapach planowania i tworzenia statuetki nagrody głównej – Złotego Lwa. Innym elementem, któremu warto się przyjrzeć, jest specjalnie tworzony plakat, dedykowany danej edycji. Jako event manager, możecie przyjrzeć się planowaniu przestrzeni festiwalowej czy tworzeniu zaskakującego i ciekawego programu, jak np. pokaz polskich filmów zrekonstruowanych cyfrowo „Czysta Klasyka”. 

Koszt wjazdu na festiwal waha się od 20 do 200 zł. 

5. Absolvent Talent Days

Kolejne targi, tym razem związane z rynkiem pracy. Event co roku obywa się na Stadionie Narodowym w Warszawie i przyciąga bardzo dużo ludzi w każdym wieku – można tam znaleźć rozwojowe szkolenia czy prelekcje, nową pracę lub dopiero rozpocząć karierę zawodową. O ile w Poznaniu (wspomniany wcześniej Motor Show) głównie pokazuje się ofertę, to na ATD panuje atmosfera wymiany dóbr i usług – jedni szukają, drudzy oferują. Cały event skupia się na stoiskach wystawienniczych poszczególnych firm, które chcą przyciągnąć odpowiednich ludzi. Warto przyjrzeć się rozwiązaniom technicznym i planowaniu przestrzeni. Dodatkowo, każdego event managera i na tym evencie, powinny zainteresować atrakcje zaplanowane przez organizatora – chociażby taki banał, jak zrobienie sobie zdjęcia do CV, będący świetnym przykładem dobrania atrakcji do grupy docelowej. Jak wielu kandydatów do pracy nie ma profesjonalnego zdjęcia i wysyła przeterminowane zdjęcie z dowodu lub, co gorsza, z wakacji?

Udział jest bezpłatny dla odwiedzających.

6. Data Science Summit 

Inspiracja nie tylko dla umysłów ścisłych, ponieważ Data Science Summit, to największe tego typu wydarzenie w naszej części Europy. Choćby z tego powodu warto je zobaczyć i dowiedzieć się, jak wygląda duży event z branży IT. DSS to misz-masz konferencji, wystawy partnerów i targów pracy. To, co może szczególnie przydać się event managerom, to rozplanowanie agendy. Jest ona podzielona na 10 ścieżek tematycznych, na których wystąpienia odbywają się niemal jednocześnie, ale które można ze sobą miksować tak, żeby osiągnąć określony cel edukacyjny. Oczywiście, warto również zatrzymać się przy stoiskach technologicznych i zwrócić uwagę na nowoczesne atrakcje, aranżację oraz infrastrukturę pod takie stoiska. 

Koszty uczestnictwa nie są stałe.

7. Męskie Granie

Moglibyście teraz powiedzieć „Hej! Festiwal muzyczny już był!”. I w sumie macie rację, jednak akurat ten przypadek jest bardzo ciekawy. Męskie Granie to festiwal jednej marki, podczas którego prowadzony jest intensywny marketing, a brandowanie dotyczy tylko jednego sponsora. Poza tym, istotna jest też formuła wydarzenia – co roku grupa muzyków komponuje utwór, który jest hymnem całego eventu, a oni sami zostają twarzami, a raczej głosami, danej edycji. Bardzo ciekawe jest marketingowe działanie, na rzecz połączenia marki z jedną imprezą i budowanie wydarzenia, które miałoby się zakorzenić na stałe w gustach odbiorców – wydaje mi się, że jeśli chodzi o Męskie Granie, to wyjątkowo dobrze się to udało. Warto odwiedzić to wydarzenie, choćby ze względu na świetną realizację naprzemienną, między dwoma scenami oraz strefy brandów, które nie kłują tak w oczy, jak to bywa podczas innych letnich wydarzeń. 

Cena biletu to ok. 160 zł, ale trzeba być bardzo czujnym, ponieważ rozchodzą się w kilka minut po otwarciu sprzedaży.

8. Warsaw Comic Con

Wspaniały festiwal, określany enigmatycznym mianem „festiwalu pop-kultury”. To wydarzenie nie jest szczególne ze względu na formułę – festiwal na dużej przestrzeni, na którym odbywają się panele dyskusyjne, są miejsca wystawiennicze i odbywają się różne pokazy, a więc wszystko, o czym już zdążyliśmy powiedzieć. Jednak Warsaw Comic Con to wydarzenie, podczas przygotowania którego, organizatorzy musieli porządnie się nagłowić, żeby oddać ducha każdej komiksowej postaci, której event dotyczy. Warto się tam pojawić chociażby z uwagi na to, jak bardzo to wydarzenie jest dopasowane do odbiorców i jak mocno musi być lustrzanym odbiciem ich potrzeb, a może nawet światów – w tym przypadku różnych komiksowych uniwersów ☺

Ceny za wstęp zaczynają się już od 60 zł. 

9. Flesz Fashion Night 

Kolejny ważny event do odwiedzenia, głównie dlatego, że porządnych, profesjonalnych i wymagających modowych wydarzeń, wcale nie jest w Polsce dużo. Flesz Fashion Night to pokaz pewnych standardów – aranżacji wnętrz czy reżyserii spektaklu. To, na co warto zwracać uwagę przy tego typu eventach, to scenografia, technika – światło, dźwięk i ich realizacja, oraz pewnego rodzaju sznyt, wyjątkowy sposób tworzenia atmosfery. Warto oglądać pokazy mody, także te zagraniczne, ponieważ projektanci często pozwalają sobie na bardziej kreatywne i odważne rozwiązania np. pokaz Prada Men wiosna/lato 2019 (zobacz)

Wstęp na zaproszenia.

10. Forum Ekonomiczne w Krynicy

Na koniec coś specjalnego. Wiem co powiecie – nie jest to impreza, na którą można wejść od tak, jest droga i o bardzo specyficznej tematyce. Jednak, jeśli kiedykolwiek będziecie mieli możliwość się tam pojawić, to bardzo ją wam polecam – warto! Przede wszystkim, na żadnym evencie w ciągu roku nie spotkacie tylu ważnych przedstawicieli państwowych i wielkich przedsiębiorstw, co z kolei wymusza organizację eventu w szczególny sposób. Wyznaczone są specjalne strefy wejść i wyjść wokół całego obiektu, tworzone są miejsca dla VIPów, planowana jest praca ochrony. Kolejna sprawa to logistyczne rozwiązania organizacyjne – warto zobaczyć wydarzenie, na którym są szczególne zabezpieczenia i organizacja przepływu uczestników. Ponadto, znajdziecie tam strefy większości największych opiniotwórczych gazet i instytucji.


Zaproponowany przeze mnie zestaw możecie w komentarzach wzbogacić o eventy polecane przez Was – jestem ciekawy co Wy uznajecie za dobrze zorganizowany event. Jedno jest pewne. Wszystkie 10 powyższych propozycji, to naprawdę świetne wydarzenia, które – oprócz wrażeń estetycznych, kulturalnych czy dydaktycznych – mogą pokazać wam na żywo, jak powinno przebiegać planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym. Wielu elementów doświadczycie na własnej skórze – od rejestracji, po strefy kontroli przez korzystanie z atrakcji na wydarzeniach. 

Przesłanie na koniec: odwiedzajcie wydarzenia organizowane przez kolegów z branży, inspirujcie się, bierzcie udział w konferencjach lub zróbcie kurs event manager, oglądajcie filmy z zagranicznych realizacji – tylko w ten sposób będziecie stale się rozwijać.

Autor: Adam Dolny dla Event Manager News

Zdjęcie na okładce autorstwa: Plush Design Studio z Pexels

Dodaj komentarz

Masz do nas pytanie?

Rejestracja

Przypomnienie hasła