Aranżacja przestrzeni

Aranżacja przestrzeni
Cazs czytania: 5 minut

Czyste cztery ściany, zabytkowa kamienica czy hala fabryczna – jeszcze kilka lat temu klientom wystarczała po prostu ciekawa przestrzeń na organizację wydarzenia – dziś, dobry event, nie obejdzie się bez odpowiedniej aranżacji. Podstawowe scenograficzne know-how jest niezbędne każdemu event managerowi. Aranżacja niejednokrotnie warunkuje sukces eventu i ma szczególne znaczenie w przypadku wydarzeń o charakterze rozrywkowym, które nie oferują wysokiej wartości merytorycznej, a ich celem jest zapewnienie gościom niezapomnianych wrażeń i przyjaznej atmosfery.

Przestrzeń oraz to, jak została ona zaaranżowana mają bezpośredni wpływ na zachowania ludzi i procesy komunikacyjne między nimi. To, w jaki sposób zaprojektowano i urządzono dane miejsce, ma przełożenie na klimat, charakter i przede wszystkim sukces imprezy. Scenografia eventowa jest pierwszą fizyczną styczną wydarzenia z jego uczestnikami, to ona ma wywołać u nich odpowiednie emocje. W zależności od charakteru imprezy będzie to efekt zaskoczenia, wrażenie spokoju, ekskluzywności czy też imprezy o charakterze alternatywnym. O czym zatem trzeba pamiętać by nasi goście czuli się swobodnie, a przestrzeń była efektywnie i efektownie wykorzystana?

Tworzenie koncepcji scenograficznej

Pracując nad aranżacją należy pamiętać, że wybór miejsca ma kluczowe znaczenie. Niektóre przestrzenie stworzone zostały tak, by były w pełni elastyczne i dawały nieograniczone możliwości scenograficzne (np. studia). Inne z kolei, powstałe pierwotnie do odmiennych wykorzystań, dopiero z czasem, przypadkowo stały się miejscami częstych organizacji imprez (np. miejsca użyteczności publicznej, zabytki, stare zakłady przemysłowe). Te drugie mają na tyle silny charakter, że często same nadają styl imprezie.

Koncepcja scenograficzna tworzona jest zazwyczaj na podstawie briefu przekazanego przez klienta. Dokument ten jest drogowskazem dla event managera, który za pomocą kreacji i doświadczenia opracowuje założenia scenograficzne mające na celu osiągnięcie wyznaczonych celów. Pracując nad tymi założeniami należy mieć na uwadze takie elementy jak identyfikacja wizualna firmy, marki czy produktu oraz materiały graficzne wspierające wydarzenie. Należy opracować kilka konceptów tak, aby klient mógł wybrać ten najbliższy jego oczekiwaniom.

Niezwykle istotnym elementem aranżacji przestrzeni są multimedia do realizacji obrazu. Tu ekipy, scenograficzna i techniczna, muszą wspólnie ustalić możliwości dotyczące rozwiązań technicznych. Obecnie bowiem, coraz częściej wykorzystuje się najnowsze rozwiązania technologii oświetleniowej i multimedialnej w celu osiągnięcia niebanalnego obrazka. Warto również wspomnieć, że scenografia eventowa i telewizyjna to dwa różne światy. Każda sfera bierze pod uwagę inne aspekty wizualne i uzależniona jest od innych parametrów fizyczno-technicznych (oko kamery a oko ludzkie). Należy mieć to na uwadze wówczas, gdy organizowany event będzie również transmitowany w telewizji czy internecie.

Narzędzia i programy do tworzenia wizualizacji

Dziś klient jest znacznie bardziej wymagający, niż było to jeszcze kilka lat temu. Coraz częściej nie chce decydować się na akceptację pomysłu na scenografię bez jej zwizualizowania. Dlatego tak ważne jest zobrazowanie konceptu kreatywnego.

Obecnie do dyspozycji jest coraz więcej programów, które pozwalają na opracowywanie przestrzeni eventowej zarówno scenograficznie, jak i oświetleniowo czy multimedialnie.

Programy są bardzo intuicyjne, a ich interface pozwala na szybkie i łatwe dostosowywanie do potrzeb użytkownika. Wielkim kombajnem jest oczywiście Wysiwyg Render, który pozwala na korzystanie z bazy elementów od producenta, dostraja zaprogramowane światło z konsolą i jest w stanie uchwycić głębie budowanej aranżacji. Niestety wraz z jakością, rośnie również cena. Prostsze i tańsze programy są uboższe w narzędzia, lecz nawet laik jest w stanie już po miesiącu nauki tworzyć przestrzenie z formą oświetleniową zazwyczaj łącząc kilka programów np. Sketchup + Vray + Photoshop. Wybór programu jest często kwestią indywidualną. Oprócz powyżej wymienionych warto wypróbować: Blender, Artlantis Studio-render, Shaderlight, Podium czy Maxwell.

Współpraca ze scenografem kluczem do sukcesu

Kontakt ze scenografem powinien rozpocząć się już od pierwszych pomysłów dotyczących lokalizacji i charakteru wydarzenia. Scenograf jest wsparciem dla kreacji agencji lub jest jej częścią, organem artystycznym i wykonawczym znającym się na technologii i fizyce obrabianych materiałów. Elementem „must have” we współpracy ze scenografem jest rzetelnie przygotowany brief. Minimalizuje on ryzyko zmian koncepcji na ostatnią chwilę oraz od samego początku porządkuje współpracę. Warto konsultować się ze scenografem podczas przygotowywania nawet wstępnych projektów. Pozwoli to lepiej zaplanować budżet oraz określić realność pomysłów względem środków, którymi dysponujemy. Scenograf tworzy i realizuje projekty na podstawie posiadanego doświadczenia, ożywiając je za pomocą łączenia lokalizacji ze wszystkimi dostępnymi materiałami i technologiami.

Wyposażenie i jego rozkład

Aby móc zaplanować odpowiednie wyposażenie i jego układ, należy odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące przebiegu imprezy. Jaka jest szczegółowa agenda? Czy należy zamontować scenę, a jeżeli tak, to na ile osób? Jak powinien wyglądać ruch sceniczny? Jakie jest zapotrzebowanie techniczne na realizację poszczególnych zadań w wydarzeniu – bary, kuchnie, występy artystyczne, pokazy pirotechniczne…? I najważniejsze, czyli uczestnicy – gdzie i w jaki sposób mają brać udział w wydarzeniu? Czy będą cały czas w jednym pomieszczeniu czy w kilku? Dopiero z takimi informacjami można przystąpić do tworzenia sekcji z myślą o polach bezpieczeństwa, kanałach komunikacji i efektownym wykończeniu.

Przestrzeń, w której odbywa się wydarzenie musi być dostosowana do liczby gości oraz atrakcji zaplanowanych podczas imprezy. Odpowiedni dobór wielkości sali pozwoli określić rozkład scenografii z zachowaniem ergonomii. To wpłynie na komfort gości i swobodny odbiór imprezy. W zależności od ustawienia mebli można na jednej powierzchni pomieścić różną liczbę osób (dla przykładu eleganckie, okrągłe stoły są znacznie mniej wydajne pod względem liczby gości niż te prostokątne). Dodatkowo pojawiły się ostatnio na rynku wąskie krzesła konferencyjne, które pozwalają w dosyć znaczący sposób zaoszczędzić miejsce (krzesła są węższe o ok. 10-12 cm od standardowych siedzisk, dzięki czemu przy dziesięciu sztukach zyskujemy dwa dodatkowe miejsca). Przydaje się to szczególnie, gdy w małej sali organizator musi zmieścić stosunkowo dużą liczbę osób oraz scenę, przy której wszyscy powinni siedzieć możliwie blisko.

Należy także, pamiętać o zachowaniu stref buforowych, wolnych od aranżacji, celem wyznaczenia ciągów komunikacyjnych. Taki zabieg da nam możliwość swobodnego przemieszczania się po lokalizacji, skutecznie rozłoży ruch na sali oraz pozwoli na zachowanie przepisów ppoż.

Planując ustawienie baru i cateringu dobrze jest pomyśleć o dobrym dostępie do zaplecza, z którego osoby obsługujące będą nieustannie korzystały podczas imprezy. Ważne jest także umieszczenie cateringu w miejscu, które zagwarantuje dogodny dostęp dla gości i będzie dobrze widoczne, gdyż zwykle staje się centralnym miejscem imprezy. Ścianki mediowe najlepiej ustawić we frontowej części planowanego wydarzenia, optymalnie w okolicach recepcji, gdzie fotografowie będą mieć możliwość „upolowania” celebrytów.

Oświetlenie nieodłącznym elementem scenografii

Technika oświetleniowa to element najczęściej nadający charakter imprezie, czy to w przypadku aranżacji architektury, czy też tworzenia inteligentnego oświetlenia scenicznego. Nawet przy niskich budżetach, to właśnie dzięki oświetleniu można uzyskać ciekawe rozwiązania bez korzystania z wielkich scenografii i najnowszych technik multimedialnych. Nowoczesna technologia pozwala na poszerzanie możliwości oświetlenia LED`owego, które to wykorzystywane jest w ekranach, kurtynach, ale również w parach, głowach czy listwach. System LED daje olbrzymie możliwości budowy scenografii dzięki bardzo małemu poborowi prądu, niskiej wadzę, małych gabarytach oraz dużej wytrzymałości. Niezwykle popularnym rodzajem oświetlenia w ostatnim czasie są podświetlane meble i artykuły dekoracyjne takie jak: sofy, bary, recepcje, kubiki, lampy, donice, kule, etc. Jako pierwsza, na polski rynek wprowadziła je, około dwa lata temu, firma Rent Design i od tamtego czasu biją rekordy popularności wśród klientów.

Przestrzeń idealna?

Planując event pamiętajmy o dobrym przygotowaniu. Stwierdzenie to może się wydawać banalne, jednak z punktu widzenia pracy pod presją czasu, jakże bliskiej każdemu event managerowi, okazuje się, że nie zawsze ów rzetelne przygotowanie jest tak proste do zrealizowania. Wszystkie wizualizacje, plany rozmieszczenia sprzętu czy mebli mają swój sens i pomogą nie tylko odpowiednio zilustrować aranżacje przestrzeni, ale także, często już na etapie przygotowawczym, wykazać błędy i pokazać opcje, o których wcześniej nie pomyśleliśmy. To, w połączeniu z dobrymi podwykonawcami pomoże nam stworzyć idealnie zaaranżowaną przestrzeń, której przy każdym realizowanym projekcie tak bardzo sobie wszyscy życzymy.

---

Autor: Wojciech Zbroja, Rent Design i Jacek Żerdziński, MAKATA Creative Group

Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Rent Design