Zapisz się na newsletter




Organizacja eventu od strony prawnej

  /  Dokumentacja, prawo, bezpieczeństwo i księgowość   /  Organizacja eventu od strony prawnej

Cazs czytania: 7 minut

Kiedy wpadamy na pomysł organizacji eventu lub dostajemy zlecenie jego organizacji od klienta, rzadko jesteśmy w stanie precyzyjnie przewidzieć ostateczny zakres prac i kosztów, które będą z tym związane. Najczęściej przyczyną takiego stanu są niespodziewane wydatki i dodatkowy nakład pracy, spowodowane wydarzeniami, których przewidzieć nie sposób, ale których skutki można często ograniczyć zawierając precyzyjne umowy, dostosowane do konkretnych okoliczności danego eventu. Warto pamiętać, że takie umowy nie tylko zabezpieczają organizatora pod względem prawnym, ale wprowadzają również pewien porządek organizacyjny w przygotowania do realizacji imprezy.

Celem tego artykułu jest zwrócenie uwagi na wybrane, podstawowe kwestie związane z organizacją imprez, które w szczególnych sytuacjach mogą mieć dla organizatora znaczenie kluczowe. Poruszone w nim zagadnienia nie obejmują obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, którym poświęcony zostanie odrębny artykuł w jednym z kolejnych numerów magazynu.

Jakie eventy możemy wyróżnić?

Ze względu na normy prawne mające zastosowanie, możemy wyróżnić:

  • imprezy ogólne – podlegające ogólnym regulacjom ustawowym
  • imprezy szczególne – z uwagi na tematykę, lokalizację, sponsorów lub odbiorców wymagające stosowania szczególnych regulacji ustawowych (np. eventy promujące piwo, eventy organizowane dla przedstawicieli branży farmaceutycznej)
  • imprezy masowe – organizacja imprezy masowej podlega przepisom ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych
Organizator a osoby trzecie – z kim i kiedy warto zawrzeć umowy?

Każdy organizowany event – niezależnie od rodzaju – wiąże się z powstaniem czterech głównych typów relacji biznesowych:

  1. relacja między organizatorem a partnerem/sponsorem/zleceniodawcą eventu (w dalszej części artykułu dla uproszczenia ten typ relacji biznesowo-prawnej będzie określany jako relacja organizator – zleceniodawca)
  2. relacja między organizatorem a podwykonawcami „technicznymi”, w tym: montażystami sceny/scenografii, ochroną, technikami nagłośnienia, dystrybutorami biletów, agencją reklamową przygotowującą promocję, technikami od efektów specjalnych (np. fajerwerków), ekipą sprzątającą, ubezpieczycielem
  3. relacja między organizatorem a podwykonawcami wnoszącymi wkład twórczy lub artystyczny do eventu – autorami scenariusza, scenografii czy plakatów, artystami – wykonawcami, reżyserem, konferansjerami
  4. relacja między organizatorem a uczestnikami eventu

Każda z wymienionych relacji ma oczywiście inny przedmiot, charakter, często również zastosowanie znajdują do nich różne przepisy prawne. Istnieje jednak szereg zasad ogólnych, które korzystnie jest stosować we wszystkich tych rodzajach umów.

Taką ogólną zasadą jest stosowanie formy pisemnej – jakkolwiek często łatwiejszym rozwiązaniem wydaje się ustne „dogadanie się” na warunki współpracy, to jednak należy uczynić zawieranie umów na piśmie regułą. W szczególności rezygnacja z pisemnej formy umowy nie powinna mieć miejsca z powodów „towarzyskich” (np. kiedy doskonale znamy drugą stronę na gruncie prywatnym). Zawierając umowy z podwykonawcami (zarówno technicznymi, jak i wnoszącymi wkład twórczy) należy kierować się zasadą „lustrzanego odbicia”, zgodnie z którą to, do czego zobowiązani jesteśmy zgodnie z umową ze zleceniodawcą organizacji eventu, powinno znajdować odzwierciedlenie w umowach z podwykonawcami, którym powierzamy wykonanie konkretnych części dotyczących eventu. Obejmuje to również odpowiedzialność organizatora za ewentualne niedociągnięcia, błędy czy zaniechania, którą należy odzwierciedlić w umowach z podwykonawcami faktycznie wykonującymi poszczególne czynności.

Pamiętajmy również, że najlepsza umowa to taka, która została przygotowana na potrzeby konkretnego eventu, typu relacji oraz potrzeb organizatora i jest indywidualnie do nich dopasowana – nie należy więc bezkrytycznie ufać ogólnym wzorom umów, które mogą okazać się w dużym stopniu nieadekwatne.

Co powinno znaleźć się w umowie dotyczącej organizacji eventu?

Jak wspomniano wyżej, różnorodność relacji biznesowych nawiązywanych przy okazji organizacji eventu wymaga uregulowania w każdej z umów różnorodnych kwestii. Pewne zagadnienia powinny jednak znaleźć odzwierciedlenie w przypadku każdej z tych umów. I tak, w każdym wypadku kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie przedmiotu umowy i obowiązków stron – chociaż czasami dokładne ich opisanie i wyliczenie może wymagać głębszego zastanowienia, to jednak warto nie pozostawiać niedomówień co do zakresu prac stanowiących przedmiot umowy. Nie można przy tym zakładać, że którekolwiek z czynności jakie mają zostać wykonane są „oczywiste”. Równie istotne są postanowienia dotyczące zakresu odpowiedzialności stron umowy – w umowie ze zleceniodawcą precyzyjne zapisy pozwolą uniknąć czasochłonnego sporu oraz pozwolą organizatorowi lepiej oszacować ewentualne ryzyka związane z realizacją zlecenia, natomiast w umowie z podwykonawcą mogą znacznie przyspieszyć wyegzekwowanie prawidłowego wykonania jego obowiązków. Pamiętajmy również o precyzyjnym określeniu terminów wykonaniaświadczenia przewidzianego w umowie, a w przypadku umów z podwykonawcami – ewentualnie o zabezpieczeniu terminowego wykonania umowy karami umownymi (np. przewidującymi obowiązek zapłaty procentowej części wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia). We wszystkich umowach powinny znaleźć się również klauzule dotyczące okoliczności i skutków odwołania eventu. W szczególności postanowienia te powinny obejmować: wskazanie przyczyn dla których odwołanie imprezy może nastąpić (np. żałoba narodowa), zasad rozliczeń poniesionych kosztów i wydatków (czy i w jakim stopniu podlegają zwrotowi), ewentualny alternatywny termin realizacji imprezy (przewidziany wprost w umowie lub podlegający uzgodnieniu przez strony w określony w umowie sposób) oraz podmiot odpowiedzialny i procedurę zwrotu biletów (w przypadku imprez biletowanych).

Omawiając kwestie odpowiedzialności i skutków niewykonania umów należy wspomnieć o ubezpieczeniu. Jeżeli posiadana przez organizatora polisa ubezpieczeniowa przewiduje szczególne wymagania lub sytuacje wyłączające odpowiedzialność ubezpieczyciela z powodu okoliczności leżących po stronie organizatora, to należy w stosownych umowach poinformować o tych okolicznościach osoby, których działanie może podlegać takiemu wyłączeniu i wprowadzić odpowiednie sankcje w tym zakresie.

Obecnie coraz częściej w branży eventowej stosuje się dodatkowe zabezpieczenia wykonania umów w postaci gwarancji bankowych. Służą one zabezpieczeniu środków finansowych dla zamawiającego organizację eventu, na rzecz którego udzielana jest gwarancja, na wypadek gdyby z powodu niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy przez wykonawcę zamawiający był zmuszony przeznaczyć dodatkowe środki finansowe na jej wykonanie zastępcze.

Najczęściej udzielenia gwarancji wymagają zleceniodawcy, sponsorzy czy partnerzy eventów od organizatora, jednak organizator również może zwrócić się o udzielenie gwarancji do swoich podwykonawców – co jest szczególnie uzasadnione w sytuacji, gdy sam zobowiązany jest do uzyskania takiej gwarancji.

Szczególną uwagę należy również zwrócić na zagadnienia dotyczące praw do wkładów twórczych podwykonawców – zastosowanie powinna tu znaleźć wskazana powyżej zasada lustrzanego odbicia, a więc od podwykonawców organizator powinien uzyskać licencję albo nabyć prawa, w nie węższym zakresie niż wskazany w umowie ze zleceniodawcą. Jest to konieczne, jeśli organizator lub zleceniodawca mają w przyszłości korzystać z relacji fotograficznych, nagrań i innych rodzajów utrwaleń przebiegu imprezy (również do promocji własnej), w tym jeśli event ma być transmitowany na żywo za pośrednictwem radia, telewizji czy internetu. W umowie o organizację eventu warto również określić, kto jest zobowiązany do uiszczenia opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządu prawami autorskimi (ZAiKS) lub ewentualnie pokrewnymi (dla artystów – wykonawców: STOART, SAWP; dla producentów: ZPAV). Zwyczajowo jest to organizator, ale nie ma przeszkód żeby ciężar ten wziął na siebie zleceniodawca. Więcej informacji na temat zagadnienia praw autorskich i pokrewnych w działalności eventowej będzie przedmiotem kolejnych publikacji z niniejszej serii.

Korzystanie z utrwalonego materiału zdjęciowego lub filmowego promującego event wymaga również uzyskania stosownych zgód dotyczących praw do wizerunku poszczególnych osób utrwalonych na zdjęciach czy w ujęciach filmowych. Dotyczy to przede wszystkim artystów, prezenterów i uczestników, ale również obsługi technicznej i wszystkich osób fizycznych znajdujących się na terenie eventu – na wypadek gdyby ich wizerunek również został utrwalony w materiale pokazującym zbliżenia lub wykadrowany. Jeśli chodzi o podwykonawców i uczestników imprezy, zgoda na wykorzystanie ich wizerunku powinna zostać uzyskana w umowie. Natomiast w przypadku osób fizycznych znajdujących się na terenie eventu (przede wszystkim gości imprezy) stosowne zgody można uzyskać np. poprzez zamieszczenie odpowiednich klauzul w regulaminie imprezy, który powinien być wywieszony w widocznym miejscu przy wejściu na teren imprezy i udostępniony wcześniej na stronie internetowej eventu (jeśli event jest biletowany, zakup biletu może być poprzedzony akceptacją regulaminu imprezy). Można również stosowne oświadczenia na piśmie odbierać od gości przy wejściu na teren imprezy, a w przypadku filmowania pojedynczych, wykadrowanych osób lub ich wypowiedzi – wystarczające co do zasady będzie nagranie oświadczenia tych osób o zgodzie na wykorzystanie wizerunku i wypowiedzi.

We wszystkich umowach – w szczególności z podwykonawcami wnoszącymi wkład twórczy w event, ale też podwykonawcami „technicznymi”, uczestnikami i zleceniodawcami – warto zawrzeć odpowiednie klauzule zobowiązujące do zachowania w poufności informacji uzyskanych przez nich w związku z realizacją eventu oraz warunków umów, w szczególności wysokości wynagrodzenia (ewentualnie razem z karami umownymi należnymi organizatorowi za ich niedotrzymanie). Zawarcie w umowie klauzul tego rodzaju jest uzasadnione w szczególności, gdy mamy do czynienia z eventem, którego program czy elementy mają zaskoczyć gości, a znane są wcześniej podwykonawcom lub uczestnikom.

Jeżeli jesteśmy zainteresowani informowaniem osób trzecich o fakcie zorganizowania konkretnego eventu w ramach własnego portfolio, w celu autopromocji, to takie uprawnienie również powinno zostać uwzględnione wprost w umowie ze zleceniodawcą.

Najbezpieczniej oczywiście uzyskać bezwarunkową zgodę na takie działania wprost w umowie. Innym rozwiązaniem – jeśli zleceniodawca na etapie zawarcia umowy takiej bezwarunkowej zgody udzielić nie chce – jest uzgodnienie udzielenia takiej zgody przez zleceniodawcę organizatorowi po realizacji eventu, jeżeli umowa zostanie wykonana prawidłowo. Należy przy tym pamiętać, że podobne oczekiwania wobec organizatora mogą mieć podwykonawcy.

Inną kwestią, którą w konkretnych okolicznościach można uregulować w umowach z podwykonawcami i współorganizatorami eventu, jest zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej obejmującej np. ten sam sposób wykonania eventu, miejsce czy temat i przebieg imprezy. W szczególnych okolicznościach uzasadnione może się również okazać zaproponowanie takich postanowień w umowie ze zleceniodawcą organizacji eventu – na przykład gdy w ramach organizowanej przez nas imprezy oferujemy wyjątkowe miejsce czy atrakcje. Wówczas można zastrzec, że skorzystanie przez zleceniodawcę z tego miejsca, usługi czy zapewnianego przez organizatora wykonawcy może nastąpić wyłącznie za jego pośrednictwem. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której zleceniodawca – poznawszy plan imprezy i zdobywszy namiary na interesujące go miejsca i podwykonawców – odstąpiłby od umowy o organizację eventu i podjął próbę jego organizacji we własnym zakresie.

Zwracamy również uwagę, że jeżeli event jest realizowany przez więcej niż jednego organizatora, to w umowie ze współorganizatorem należy przewidzieć precyzyjny, dokładny podział obowiązków (kto, kiedy i co zobowiązany jest wykonać i za co odpowiada) oraz przewidzieć konsekwencje ewentualnego zaniechania wykonania przez naszego współorganizatora obowiązków, które może skutkować niemożliwością prowadzenia działań przez nas samych. Kwestię organizacji eventu przez więcej niż jednego organizatora należy również uwzględnić w umowach ze zleceniodawcą, przewidując jednocześnie – o ile to możliwe – podział obowiązków i zakres odpowiedzialności każdego z nich.

Pamiętajmy również, że jako organizator eventu możemy stać się administratorem danych osobowych lub ich procesorem (tj. podmiotem, któremu administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych). Status ten nabywa się automatycznie z chwilą podjęcia czynności, które są przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Za przetwarzanie danych może być natomiast uznane przykładowo: zbieranie danych osób kupujących bilety wstępu na imprezę biletowaną (np. wymóg podania danych w celu dokonania rejestracji wymaganej do zakupu biletu, o ile dane nie są zbierane dla realizacji krótkotrwałych celów i np. są następnie wykorzystywane w kolejnych edycjach imprezy lub do innych działań), zbieranie wizytówek w ramach tzw. loterii wizytówkowych i następnie wykorzystywanie zebranych tak danych do celów innych niż losowanie upominków. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ww. ustawa przewiduje dla administratora i procesora szereg obowiązków, w szczególności obowiązek uzyskania zgody na przetwarzanie, konieczność zabezpieczenia przetwarzanych danych w odpowiedni sposób, obowiązki informacyjne i – w stosunku do administratora danych – obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli więc organizując event zbieramy jakiekolwiek dane od jego uczestników czy gości, warto zastanowić się, czy i jakiego rodzaju obowiązki przyjmujemy na siebie.


Powyższe wyliczenie jest tylko przykładowym zestawieniem okoliczności, które przy organizacji eventów warto mieć na uwadze i które – jeśli charakter współpracy to uzasadnia – warto uzgodnić w ramach umów zawieranych w związku z ich organizacją. Istotne jest jednak, aby pamiętać, że – jak wspomniano na początku – każda relacja biznesowa w którą wchodzimy podejmując się organizacji imprezy na zlecenie osoby trzeciej jest inna. Co za tym idzie, najważniejsze jest indywidualne podejście do każdej umowy. Warto więc przy każdej podejmowanej współpracy poświęcić chwilę na przemyślenie, co i dlaczego jest dla nas, jako organizatora eventu, w tej relacji istotne, a następnie odzwierciedlenie tego w pisemnych ustaleniach stron. Z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że czas poświęcony na właściwe „zaplanowanie” umowy i negocjacje zwróci się, pozwalając zaoszczędzić czas i nerwy w przyszłości.

Autor: Katarzyna Marek i Sylwia Duszyńska, Firma prawnicza LSW Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy

Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Andrea Piacquadio z Pexels

Dodaj komentarz

Masz do nas pytanie?

Rejestracja

Przypomnienie hasła