Wespół w zespół

Wespół w zespół
Cazs czytania: 3 minut

Dobry brief, świetny pomysł na event i angażująca formuła to wskaźniki, które często są brane pod uwagę przy ocenie skuteczności wydarzenia. Warto jednak pamiętać, że elementem, od którego zależy najwięcej, jest zespół, który tworzy imprezę.  To jego umiejętności przekładają się na efekt finalny. Ten doraźny i ten długoterminowy.

Stworzenie efektywnego zespołu eventowego jest sporym wyzwaniem. Sprawne zarządzanie organizacją imprez wymaga silnych kompetencji w zakresie organizacji, budżetowania i kreacji. Ci, którzy pracują przy wydarzeniu, muszą też być komunikatywni, by nie mieć problemów z interakcją wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Do tego dochodzi jeszcze przebojowość, rozumiana jako konsekwencja w dążeniu do celu. Każdy członek zespołu musi być przekonany, że nie ma rzeczy niemożliwych. To tyko kwestia nakładu pracy i czasu.

Obszary do zagospodarowania

Jak tworzy się taki team? Zacznijmy od zdefiniowania tego, jakich umiejętności potrzebujemy przy danym wydarzeniu. W dużym uproszczeniu można wyróżnić 5 typów działań, które mogą wejść w zakres realizacji. Podstawą jest oczywiście obsługa klienta, następnie kreacja, prace związane z negocjowaniem i wykonywaniem umów z podwykonawcami oraz działania techniczne. Ostatnią, aczkolwiek chyba najważniejszą kwestią, jest zarządzanie, czyli czuwanie nad tym, by wszystkie działania spinały się w całość w odpowiednim czasie i miejscu. Każdy z tych obszarów wymaga określonych kwalifikacji. Ale, co charakterystyczne dla branży eventowej, niekoniecznie już oddzielnej osoby. Przy małych imprezach, niewymagających rozbudowanych działań operacyjnych, wystarczy nawet jedna osoba, która od A do Z zajmie się przebiegiem procesu od planowania po realizację. Im bardziej jednak skomplikowane wydarzenie (np. dziejące się w wielu miejscach jednocześnie), liczebność teamu oraz krąg podwykonawców zaangażowanych w poszczególne elementy organizacyjne, rośnie.

Istotna różnorodność

Każdy z nas jest „jakiś”. Mamy różne zainteresowania, temperament czy podejście do świata. Podobnie, każdy event jest inny. Wymagania klienta także. Dlatego, w zależności od projektu, dopasowujemy zespół do określonych oczekiwań. Sposób organizacji naszej agencji powoduje, że możemy sobie pozwolić na sporą elastyczność procesową. Patrzymy, jak złożone są projekty i do tego dobieramy odpowiednich ludzi. Co charakterystyczne, staramy się tak dopasować team, żeby organizowane wydarzenie było tzw. ich światem, a nie czymś zupełnie obcym. Biorąc dodatkowo pod uwagę fakt, że działania eventowe nie są zawieszone w próżni i spora część polega na relacjach z klientem, o doborze zespołu może też decydować profil osobowościowy naszych pracowników czy ich prywatne zainteresowania. Charakterystyczne dla stylu pracy naszej agencji jest również to, że staramy się, by ten sam zespół na stałe był zaangażowany w pracę z danym klientem. Właśnie dlatego, że poza działaniami operacyjnymi i kreacyjnymi, nieodłączną częścią organizacji imprez są relacje. Stała współpraca oznacza u nas stały team. Co dzięki temu osiągamy? Nasi eventowcy lepiej rozumieją klienta i jego potrzeby. Proponowane działania i sposób ich egzekucji, wpisuje się bowiem w ciąg działań wynikających ze strategii komunikacji marketingowej klienta oraz w preferowane przez niego standardy obsługi. Zyskuje też klient, bo na poziomie operacyjnym pracuje z przewidywalnym, stabilnym partnerem.

A teraz praktycznie

Jak wcielamy nasze założenia w życie? Każdy event jest nadzorowany przez dyrektorów poszczególnych działów, ale różny jest stopień ich zaangażowania. Bezpośrednio zależy to od lidera projektu lub event managera. To od tej osoby oczekujemy określenia potrzeb osobowych związanych z daną realizacją. Co równie istotne, sprawne, jednoosobowe zarządzanie, gwarantuje płynność działań. Event jest czymś, co się wydarza. W trakcie, niewiele można już poprawić czy zmienić. Dobry podział zadań, precyzyjny harmonogram i przede wszystkim mocny lider projektu sprawia, że wszystkie niezbędne elementy danej realizacji się łączą. Do event managera lub project managera, należy więc dobór teamu, podwykonawców, a także decyzja czy sam się angażuje operacyjnie, czy kwestie egzekucyjne ceduje na kogoś. Jego rolą jest też dokładne sprecyzowanie zadań, które stoją przed realizatorami projektu oraz ich timingu. Dużą wagę, przykładamy bowiem do komunikacji. Każdy członek zespołu i sfera, którą się zajmuje, oddziaływają na siebie wzajemnie – często zdarzenie X jest uzależnione od zdarzenia Y. Wszyscy są niejako strażnikami harmonogramu, który przecież determinuje powodzenie realizacji. Przewaga tak zbudowanego modelu jest zasadnicza – możemy działać szybko. Nie ma tu miejsca na procesowanie zdarzeń przez niezliczoną liczbę szczebli i działów, co przekłada się na bardzo szybki efekt.

Między kreacją a sprzedażą

W tak nakreślonym modelu pracy zespołowej wyłania się jeszcze jedna rzecz. Trudno o typowy dla agencji marketingowych podział ról – na sprzedaż, kreację i produkcję. W dużej mierze, osoby zaangażowane w realizację, znajdują się na styku tych działów. A już z pewnością dotyczy to event managera. W jego kompetencjach znajduje się szeroko rozumiana obsługa klienta. Jednak, jeśli charakter projektu tego wymaga, jest to też osoba, która siedzi z grafikami, kreatywnymi i zajmuje się tworzeniem projektu. A także angażuje się operacyjnie.

---

Zamiast podsumowania – krótka refleksja.  Tworzenie dobrego zespołu nie jest sprawą prostą i może przypominać trochę szukanie osób wielofunkcyjnych.  Najważniejsze jest umiejętne rozłożenie kwalifikacji na wszystkich członków zespołu, rozumianego także szerzej, jako sieć podwykonawców. Jest jednak jedna rzecz, którą powinien mieć każdy w dobrym teamie – tzw. czucie eventu, które nie odnosi się tylko umiejętności operacyjnych. Od naszych ludzi oczekujemy energii, kreatywności i wiedzy z zakresu komunikacji marketingowej. Chodzi o to, by nasi eventowcy poza „jak”, wiedzieli też „po co”.

Autor: Łukasz Ostaszewski, Agencja Plej

Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Agencja Plej, Strefa Play na Woodstock