Podwykonawca – silne ogniwo w łańcuchu eventowym

Podwykonawca – silne ogniwo w łańcuchu eventowym
Cazs czytania: 4 minut

Fotograf, animator, konferansjer, scenograf, artyści, prelegenci, hostessy, grafik, drukarnia, catering, technika, ochrona… Firmy małe, średnie i duże. Kim są? Jak się z nimi pracuje i jak ważni są w łańcuchu zleceń od eventu po realizację? Jakie łączą nas z nimi relacje? Gdzie pojawiają się tarcia, a gdzie trzeba odpuścić, aby zyskać? Jak grać, aby razem wygrywać?

Wygooglować podwykonawcę? O nie…

Każdy z nas ma sprawdzoną armię ludzi, począwszy od grafików, a skończywszy na ochroniarzach czy hostessach. Sama prowadzę sekretnego Excela, w którym notuję gdzie, z kim, jaką pracę wykonałam i z jakim sukcesem. Jeśli nie mam danego kontaktu zwykle pytam znajomych – to według mnie najcelniejsza rekomendacja. Lubię poznawać ludzi, korzystać z ich doświadczenia, lubię oglądać ich dokonania na facebook’u i wreszcie, lubię mieć alternatywę – chodź do sprawdzonych podwykonawców przywiązuję się jak do rodziny i wiem, że mnie nie zawiodą. Nie korzystam zbyt często z wyszukiwania internetowego. Dobrej opinii i grona stałych odbiorców nic nie przebije, a jak już ktoś ręczy za partnera, z którym mam pracować, to ja to kupuję. Gdy ktoś nawalił, rzadko daję drugą szansę.

Jak sklasyfikować podwykonawcę?

Podwykonawcy nie można krótko sklasyfikować, bo każdy jest inny, każdy ma inny zakres obowiązków i pracuje przy ułamkowej części eventu. Ważna jest przede wszystkim terminowość wykonania usługi. Jeśli scenograf położy montaż, kolejne etapy również przesuną się w czasie i w efekcie cały event może zostać opóźniony. Kolejna sprawa to jakość. Kiedyś, na dobę przed konferencją, otrzymałam w kopercie 200 sztuk, bardzo słabej jakości identyfikatorów – źle zgrzana folia, za cienkie, nie równo przycięte. Taką sytuację przerabiałam już kilkukrotnie. Jeśli dysponuję czasem to zlecam do zrobienia kolejną partię, jeśli nie – mogę zakwestionować fakturę. Kompleksowość to kolejna cecha, która pozwala wiązać się z partnerami na dłużej. Preferuję pracę z jedną ekipą techniczną na evencie, niż z oddzielną od świateł, oddzielną od dźwięku, oddzielną od multimediów. Trzy obozy z innych firm o podobnym profilu działalności, zwykle ze sobą rywalizują i w razie kłopotów nie pomagają sobie nawzajem. Wręcz przeciwnie – czekają tylko na potknięcie konkurencji. Z mojego doświadczenia wynika, że użycie oddzielnych „ogniw” do cząstkowych zadań, rzadko sprawdza się w praktyce, a dodatkowo może rodzić konflikty. I wreszcie portfolio, czyli lista realizacji, do której osobiście nie przywiązuję dużej wagi, chyba, że idą w ślad za nimi listy referencyjne, pochlebne opinie czy filmy ukazujące emocje uczestników.

Zalety i wady współpracy z jednym podwykonawcą

Żadna agencja eventowa nie robi wszystkiego sama. Mamy stałych podwykonawców, ale lubimy również sprawdzać inne firmy, w poszukiwaniu nowości i „świeżej krwi”. Poniżej przedstawiam zalety i wady stałej współpracy z jednym podwykonawcą:

PLUSY PRACY Z JEDNYM PODWYKONAWCĄ

• Znajomość mocnych i słabych stron partnera oraz elementów wymagających intensywniejszej kontroli
• Dobra komunikacja
• Spokojny sen i bezstresowa droga do realizacji, dzięki wielu wspólnie zrobionym projektom
• Świadomość reakcji podwykonawcy na nieprzewidziane okoliczności i sytuacje kryzysowe
• Wypracowane rabaty cenowe dla stałych klientów
• Przyzwyczajenie podwykonawcy do naszych wymogów, regulacji i standardów pracy

MINUSY PRACY Z JEDNYM PODWYKONAWCĄ

• Przyzwyczajenie do pracy z jednym partnerem powodujące, że nie śledzimy nowości technologicznych u innych (innowacji)
• Mniejsza motywacja podwykonawcy, aby dostarczać lepiej, sprawniej i szybciej. Event z przydziału – jest z definicji do zrobienia, bez zabiegania o zleceniodawcę
• Zagrożenie poznaniem przez podwykonawcę know-how agencji oraz portfolio jej klientów i rozpoczęciem świadczenia usług bezpośrednio
• Przygotowywanie ofert pod kątem palety usług, jakimi dysponuje nasz podwykonawca, zamiast pod kątem własnych pomysłów

Dobry briefing kluczem do wygranej

Zwykle już w procesie tworzenia samej oferty otwieram kalendarz kontaktów i na jego podstawie montuję wstępną propozycję. Często klient nie ma pomysłu, nie wie jaki efekt chciałby osiągnąć, zaś sam termin imprezy jest dość odległy. Dopiero zadanie miliona pytań naprowadza na ścieżkę, która zmierza do spełnienia jego oczekiwań. Jako event manager, raczej nie mogę sobie pozwolić na dzwonienie do scenografa czy grafika, nie mając żadnego pomysłu. W dojrzałych organizacjach odpowiedzialnych za kreację wydarzeń istnieje tzw. dział kreatywny, który pomaga tworzyć fabułę wydarzenia. W mniejszych agencjach z pomocą może przyjść brain-storming zespołu, który przy odpowiedniej moderacji, pozwala wznieść się na wyżyny kreatywności. Zawsze doceniam w tej kwestii także aktywność podwykonawców, którzy zadają pytania i wnikliwie analizują moje odpowiedzi starając się zrozumieć, jakie oczekiwania ma nasz wspólny klient. Niekiedy podpowiadają rozwiązania, o których nigdy bym nie pomyślała, a które idealnie wpasowują się w eventowa układankę. Kluczem jest tu dobra komunikacja.

Podwykonawców dobieram sobie odrobinę tak, jak swoich znajomych czy przyjaciół, z którymi spędzam czas. Tylko wzajemne zrozumienie i otwartość umysłu obu stron, pozwala na uderzenie w sedno briefu klienta.

No dobrze, a jeśli komunikacja nie działa?

Zdarza się, że podwykonawcę wskazuje klient, przywiązany do swoich dobrych wspomnień z przeszłości. Czasem współpraca przebiega bardzo sprawnie, ale może być również tak, że „niedotarci” partnerzy zaczynają sobie wchodzić w obszary swoich kompetencji. Pewnie większości z Was zdarzyło się to przy pracy z managerami lokacji, którzy pragną rządzić organizacją lub fotografami, dla których na evencie jest za ciemno i wymagają więcej oświetlenia. Jak wówczas powinniśmy sobie radzić? Istnieje jedna prosta zasada – bycie taktownym, dość sprytnym i uprzejmym. Nie zaszkodzi też odrobina empatii i spojrzenie na problem z perspektywy tej drugiej strony. Niezależnie od przebiegu współpracy, warto także, po zakończeniu projektu, docenić wkład podwykonawcy i podziękować – nigdy przecież nie wiemy, z kim przyjdzie nam pracować w przyszłości.

Gdy podwykonawcy „zabierają” Klienta Agencjom

Temat trudny i stary jak świat. Nic odkrywczego nie wniesie tu etyka i samo bycie lojalnym. Umowa na event zawierana pomiędzy stronami powinna sztywno wykluczać takie praktyki. Jeśli nie ma umowy istnieje prawdopodobieństwo kuluarowych wycieczek do klienta. Niech dewiza „Jak Kuba Bogu – tak Bóg Kubie” przyświeca tym, którzy mają zbyt dalekie plany rozwoju, wykraczające poza obręb zdrowego rozsądku. Klientom, od strony korporacji podpowiem, że podwykonawcy chronią swoje interesy i niezwykle rzadko zdarza się, że zaczynają pracować z pominięciem swoich długoletnich partnerów. Dlaczego? Bo jedna impreza nie jest warta straty długoletniej i owocnej współpracy. Dobry podwykonawca nie zaryzykuje „skreślenia z listy” u swojego żywiciela.

Umowa być musi…

Kwestie sposobu wykonania zlecenia, zwykle powinna regulować umowa. Tam zapisane są terminy zaliczek, sposoby płatności, odpowiedzialność stron czy zasady publikowania zdjęć z wydarzenia. Dodatkowej powagi nadają, często stosowane kary umowne, chroniące najważniejsze warunki kontraktu. Nawet w przypadku stałych i zaufanych podwykonawców, bez umowy żaden mój statek nie odbija z portu i nie wypływa na otwarte morze produkcji. Warto chronić swoje interesy.

---

Lista sprawdzonych wykonawców to nie tylko jakość, terminowość i wrażenie „total no-stress”. To poczucie, że pracujemy razem dla pewnej sprawy, stanowimy zespół i gramy do tej samej bramki. Nie ma ludzi znających się na wszystkim i my też nie jesteśmy specami od każdego elementu tworzącego event. W mojej opinii, podwykonawca jest tak samo ważny jak klient, bo to w jego rękach leży odpowiedzialność za wynik, za jakość wykonania zadania i za pomyślność projektu. Klient ma zawsze rację. A my? Traktujmy się tak, jak sami byśmy chcieli być traktowani. Ot, i cała filozofia tematu współpracy z podwykonawcami.

Autor: Aga Ciesielska, Stowarzyszenie Branży Eventowej

Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa Savvas Stavrinos z Pexels