3 sierpnia 2013
Cazs czytania: 4 minut
Kto odpowiada za zakupy usług MICE? Ile czasu zajmują przetargi? Do ilu firm wysyłane są zapytania? Czy firmy ograniczają wydatki na eventy? Sprawdziliśmy, jak zmienia się organizacja wydarzeń w firmach.
Organizacja wydarzeń jest stałym elementem działalności firm. Jest narzędziem wykorzystywanym do osiągania określonych celów. Działy sprzedaży używają wydarzeń do wsparcia działań handlowych. Organizują wydarzenia specjalne i wyjazdy incentive dla swoich klientów, dystrybutorów lub zewnętrznych sieci sprzedaży. Pracownicy działów marketingu planują angażowanie konsumentów w doświadczenia z marką przy okazji roadshow, wydarzeń społecznych i akcji promocyjnych. Za wyjazdy integracyjne dla pracowników oraz wyjazdy motywacyjne dla najlepszych handlowców najczęściej odpowiada dział HR lub administracji. Z kolei asystenci zarządu organizują – czasem bardzo ekskluzywne – spotkania biznesowe.
W firmach, w których wydarzenia są ważnym elementem strategii, zdarza się, że usługi MICE kupuje nawet kilkadziesiąt osób, ale w ponad 80% firm zajmuje się tym od 1 do 5 osób.
W większych korporacjach od kilkunastu możemy obserwować przechodzenie tego rodzaju zamówień pod kontrolę działów zakupów. W takiej sytuacji, wcześniej wymienione działy, stają się klientami wewnętrznymi. W działach zakupów usługi MICE są częścią zakupów marketingowych, a szerzej – zakupów indirect, czyli niezwiązanych bezpośrednio z produktami lub usługami firmy.
Powstanie potrzeby
Śledzenie procesu, jakim jest planowanie wydarzeń, zaczynamy od momentu powstania potrzeby biznesowej. Jeszcze kilka lat temu większość większych wydarzeń była planowana z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Wyniki badania „Zakupy usług MICE”, przeprowadzonego w czerwcu 2013 roku na grupie ponad 50 przedstawicieli działów zakupów przez platformę Globalincentive.pl pokazują, że obecnie w większości firm proces ten trwa od miesiąca do trzech miesięcy. W 16% firm jest to nawet mniej niż miesiąc.
Wybór oferentów
Po wstępnym zaplanowaniu wydarzenia powstaje brief – dokument określający cele i oczekiwania właściciela projektu biznesowego. Dobrze przygotowany brief powinien zawierać: założenia projektu, zadania stawiane przed agencją, cele projektu, opis firmy (analiza rynku, analiza odbiorcy, analiza konkurencji) oraz wymagania firmy. Brief trafia do działu zakupów, który określa, do ilu oferentów trafi zapytanie ofertowe związane z danym wydarzeniem. Wspomniane wcześniej badania wskazują, że 73% firm kieruje zapytania do 1-5 oferentów. Czasem organizowane są przetargi na kompleksową obsługę wszystkich wydarzeń. Agencje wybrane w przetargu są umieszczane na shortliście firm, do których trafiają wszystkie zapytania. Głównym powodem takiego działania jest chęć budowania relacji z dostawcami i wygoda stałej współpracy. Jedna z firm farmaceutycznych zrobiła nawet eksperyment i zaprosiła do całościowej obsługi tylko jedną firmę, ale po kilku miesiącach zrezygnowała z tego modelu. Oferta wybranej agencji stawała się bowiem z czasem, dużo mniej konkurencyjna. Aby zapobiegać takim sytuacjom, firmy regularnie odświeżają listy dostawców, zapraszając do współpracy nowych lub korzystają z narzędzi, jak platformy przetargowe, które pozwalają w prosty sposób otrzymać konkurencyjne oferty.
Przetarg
Najczęstszą formą poszukiwania dostawcy jest przetarg na event. Badania Globalincentive.pl pokazują, że w większości firm proces ten zajmuje od 2 do 4 tygodni. Zdarzają się sytuacje, kiedy przetarg zostaje zorganizowany w celach nieuczciwych, w celu zebrania ofert i przekazania ich wybranemu wcześniej dostawcy do realizacji, albo żeby móc zabezpieczyć się przed zarzutem preferowania jednego wykonawcy. Przed takimi sytuacjami warto zabezpieczyć się, wprowadzając do ofert zapisy o ochronie prawach autorskich.
Kryteria wyboru oferty
Kryteria wyboru oferty powinny być jasno określone w zapytaniu ofertowym. Można je dodatkowo podzielić na kryteria wyboru oferenta i samej oferty. W przypadku firm, z którymi zamawiający wcześniej nie współpracowali, głównymi kryteriami wyboru są: standing finansowy, czynniki wpływające na bezpieczeństwo realizacji kontraktu, potencjał spełniania stawianych wymagań oraz cenowe i pozacenowe czynniki kosztotwórcze. Z tego powodu bardzo istotne jest doświadczenie firmy (portfolio podobnych realizacji) oraz data założenia firmy. Istotna jest też historia współpracy z daną firmą lub z innymi firmami z branży, w jakiej działa korporacja. Aby sprawdzić standing finansowy, zamawiający często weryfikują zaległości w płatnościach do ZUS i US, a także proszą o przesłanie bilansu za poprzedni rok. W oczach klientów potwierdzeniem wiarygodności jest również przynależność do stowarzyszeń branżowych, takich jak SOIT i SBE. W przypadku wyjazdów zagranicznych coraz bardziej istotna staje się wysokość gwarancji ubezpieczeniowej lub bankowej. Sposoby na przefiltrowanie oferentów mogą być też bardziej niecodzienne: w organizowanym niedawno przetargu na całościową obsługa eventu, zamawiający oczekiwał wpłaty wadium w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych przez firmy zainteresowane współpracą, a w trakcie współpracy zdeponowania znaczącej sumy na poczet ewentualnych reklamacji. Kryteria wyboru oferty, zależą od wagi przykładanej do oceny poszczególnych elementów. Czasem najważniejsza będzie koncepcja kreatywna, czasem wygoda części logistycznej (przeloty, transfery, komfort hotelu itp.). W większości projektów bardzo ważnym, a niekiedy najważniejszym kryterium, jest cena. Działy zakupów wnikliwie analizują szczegółowe kosztorysy ofert, aby znaleźć oferty niekoniecznie najtańsze, ale te, oferujące spełnienie największej części założeń briefu, w jak najkorzystniejszej cenie. Między innymi dlatego, zapytania od działów zakupów często zawierają przygotowaną formatkę kosztorysu, aby zamawiający mógł łatwo porównać elementy ofert.
Narzędzia wspomagające proces zakupowy
Platformy zakupowe to narzędzia wspomagające proces zakupowy – dzielą się na platformy wielobranżowe (na świecie Ariba, w Polsce np. Marketplanet, Logintrade) oraz platformy branżowe (np. platforma dla branży MICE – Globalincentive.pl). Narzędzia te, służą do przeprowadzania przetargów online w celu zaoszczędzenia czasu, zagwarantowania transparentności procesu przetargowego i uzyskania możliwości szybkiego porównania ofert według wcześniej ustalonych kryteriów. Platforma Globalincentive.pl, działająca na rynku od 2 lat, przeprowadziła z powodzeniem ponad 900 przetargów. Jest to narzędzie wykorzystywane w wielu korporacjach do kupowania wszystkich usług z kategorii MICE.
Z najważniejszych trendów dotyczących planowania wydarzeń w firmach zwraca uwagę dość stabilna pozycja wydatków na ten segment w budżetach korporacji. Dwie trzecie firm deklaruje utrzymanie lub wzrost wydatków na MICE w 2013 roku w porównaniu z rokiem poprzednim. Dlatego, mimo „narracji kryzysowej” w mediach, w branży MICE cały czas praca wre.
Autor: Piotr Cieślak, Globalincentive.pl
Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu
Zdjęcie na okładce autorstwa Pixabay z Pexels
