31 lipca 2013

Nowa generacja spotkań
Cazs czytania: 4 minut

Jesteśmy świadkami bardzo ciekawego zjawiska. Na naszych oczach sposób, w jaki ludzie komunikują się ze sobą, ulega całkowitemu przeobrażeniu. Do niedawna podstawową metodą porozumiewania się była rozmowa dwóch lub więcej osób. Stałym elementem naszego świata były oczywiście wykłady – wystąpienia mówcy przed gronem słuchaczy, dwustronne rozmowy telefoniczne a także korespondencja pocztowa. Zwrócenie się do większego grona odbiorców natomiast, nie było proste – była to domena prasy, telewizji i radia – tzw. środków masowego przekazu. Jedynie wybrańcy, cieszący się statusem osoby rozpoznawalnej publicznie, mieli zagwarantowane liczne audytorium. Nadejście Internetu zmieniło wszystko.

Na czym polega ta rewolucja? Przełom dotyczy możliwości rozmowy wielostronnej pomiędzy wieloma osobami. Obecnie każdy z nas ma do swojej dyspozycji środki masowego przekazu. Już kilkanaście lat temu stało się to możliwe dzięki czatom, forom, komunikatorom internetowym i mailom. Zmiana ta była na tyle znamienna, że w istotny sposób wpłynęła na naszą kulturę. Ogromną dynamikę zyskały rozmaite grupy, koła i grona, które dają możliwość porozumiewania między ludźmi z różnych krajów świata, zrzeszonych wokół wspólnych zainteresowań – prywatnych, a także zawodowych. Granice odległości zostały raz i na zawsze przekroczone. Zaczęliśmy poznawać się lepiej, mimo dzielących nas barier geograficznych, czasowych, wiekowych i kulturowych. Internetowe społeczeństwo obywatelskie umożliwia zebranie się ogromnej liczby nieznających się wcześniej osób wokół wspólnego dla nich celu lub interesującego zjawiska. Często po osiągnięciu wyznaczonego celu grupa ta się roztapia a jej uczestnicy wirtualnie dołączają do innych inicjatyw i grup.

Zmiany w sposobie komunikowania się, które obserwujemy, przekładają się na każdą dziedzinę życia. Wiemy dobrze, co się dzieje u naszych znajomych, ponieważ widzimy ich wpisy na Facebooku, wiemy o tym jak przebiegają ich kariery, ponieważ możemy odnaleźć ich profile na Goldenline lub Linkedin. Osobę, której nie znamy możemy zgooglować, a pojęcie lub wydarzenie, o którym chcemy się czegoś dowiedzieć przestaje być tajemnicą dzięki Wikipedii – znanej każdemu encyklopedii online’owej. Te narzędzia zmieniają nasz świat – często gwałtownie. Być może słyszeliście, że o fali rewolucji nazywanych „Arabską wiosną”, które niedawno przetoczyły się przez państwa arabskie mówi się również, jako o rewolucjach twitterowych. Przeciwnicy reżimów, trzymających władzę w tamtym rejonie świata od lat, byli w stanie skutecznie zorganizować się dzięki Twitterowi – prostemu narzędziu, które umożliwia komunikowanie się wielostronne z własnego domu.

Tutaj pojawia się kolejny ważny czynnik, o którym nie można zapominać. Narzędzia, które każdy z nas zyskał umożliwiają bezpłatną rozmowę z nieograniczoną liczbą osób bez konieczności wychodzenia z domu. Jest to zjawisko niebywałe i jestem pewien, że nawet najbardziej błyskotliwi eksperci nie są w stanie jeszcze w pełni docenić wszystkich społecznych aspektów zachodzących zmian. Jesteśmy jednakże w stanie, wskazać przynajmniej niektóre z owych efektów. Poza zmianami rządów na całych obszarach kuli ziemskiej następstwem rewolucji informacyjnej jest pojawienie się w państwach rozwiniętych szczególnej generacji młodych ludzi nazywanej przez socjologów „Pokoleniem Y”. Dla tej grupy charakterystyczne jest przedkładanie jakości życia i zbierania doświadczeń nad posiadanie, tolerancja i otwartość, długoterminowe planowanie, oczekiwanie swobody oraz ogromny apetyt na życie. Ponadto ta generacja, aktywnie i w każdej dziedzinie, korzysta z technologii i mediów cyfrowych, żyjąc w przestrzeni „globalnej wioski”.

Pokolenie Y jak widać po wymienionych cechach charakterystycznych zmienia również panujące relacje zawodowe. Pracodawcy, którzy nie umożliwią młodym ludziom warunków pracy dla nich komfortowych nie mogą liczyć na lojalność, ale przede wszystkim nie będą korzystali z wielkiego bogactwa i umiejętności, u których podstawy znajdują się nowoczesne technologie i sposoby komunikowania się. To z kolei, dla każdego pracodawcy będzie niepowetowaną stratą, ponieważ Pokolenie Y ani myśli zatrzymywać się w miejscu. Wręcz przeciwnie – oddala się od wcześniejszych generacji w coraz większym tempie. Kolejnym impulsem do zmian, było bowiem wprowadzenie technologii mobilnych. Smartfony i tablety umożliwiły coś bardzo istotnego – wielostronna komunikacja stała się możliwa nie tylko z domu, ale także z każdego miejsca, w którym się akurat znajdujemy. Zmienia to absolutnie wszystko, jeśli chodzi o możliwość planowania dnia, kolejności i sposobu wykonywania zadań, łączenia życia prywatnego z zawodowym, wywierania wpływu na innych lub poddania się tym wpływom. Zmienia również w bardzo wyraźny sposób zjawisko spotykania się i dzielenia informacjami a co za tym idzie – świat konferencji i eventów.

Czy dotychczasowe sposoby organizowania imprez i konferencji muszą ulec zmianie? Trudno żeby tak nie było. Mamy do czynienia z rewolucją, której nasza branża nie może się oprzeć, a której sednem jest komunikacja. Być może zauważyliście już te zmiany. Młodzi ludzie, wiercą się w miejscu przy dłuższych wykładach, nieustannie robią coś ze swoim telefonem, kiedy mówca się wypowiada, wychodzą zamiast siedzieć i słuchać. Dzieje się tak wszędzie, co więcej – będzie gorzej.

Uczestnictwo w konferencjach i targach może przestać być atrakcyjne dla osób, które potrafią dotrzeć do interesujących dla nich informacji za pomocą kilku kliknięć myszką.

Nowe technologie to nie tylko narzędzia, ale również idące za nimi zmiany w kulturze. Pokolenie smartfonowe jest przyzwyczajone do pewnych możliwości, których brak jest dla nich frustrujący i trudny do przyjęcia. Uczestnictwo w konferencjach i targach może przestać być atrakcyjne dla osób, które potrafią dotrzeć do interesujących dla nich informacji za pomocą kilku kliknięć myszką. Aby odwiedzali imprezy i byli ich aktywnymi uczestnikami, aby to było dla nich ciekawe i zachęciło do angażowania się, spełnione musza być pewne warunki, które nie były istotne jeszcze kilka lat temu. Najważniejsze wśród nich są:

Interaktywność. Kluczowa staje się możliwość pełniejszego uczestniczenia gości imprezy w tym, co się dzieje. Nie wystarcza już bycie słuchaczem i odbiorcą. Facebook i Twitter przyzwyczaiły wszystkich do brania udziału i wnoszenia swojego wkładu intelektualnego, wyrażania opinii. W naszych czasach każdy jest ekspertem w swojej dziedzinie i brak możliwości wypowiedzenia się, nawet w trakcie wykładu, będzie ograniczać uczestników. Chcemy zadawać pytania i zabierać głos.
Łatwość spotykania się, czyli networkingu. Sama wiedza nie wystarczy. Do informacji można dotrzeć samodzielnie.. To, czego naprawdę oczekuje się od konferencji i eventów, to możliwość spotkania się na żywo z innymi osobami, których nie znamy i z którymi możemy wymieniać informacje. Jako uczestnik chcę, żeby moja sieć kontaktów rozwijała się i żeby wziął za to odpowiedzialność organizator, któremu zapłaciłem za uczestnictwo. Nie uśmiecha mi się nachalne wciskanie wizytówki nieznajomym.

Zachęcam Was do zadania sobie kilku pytań odnośnie organizowanych przez siebie konferencji i eventów. Czy na Waszych imprezach uczestnicy mają odpowiednie narzędzia żeby wypowiadać się – zadawać mówcy pytania i odpowiadać na nie? Czy idąc na imprezę mają zagwarantowane, że spotkają się z ciekawymi osobami, których wcześniej nie znali i będą mogli z nimi porozmawiać? Czy jako organizator zadbaliście, żeby stało się tak na pewno, czy też może uczestnicy, aby porozmawiać ze sobą będą musieli zamieniać się w zwiadowców i poszukiwaczy tajnych kontaktów? To zniechęcające. Warto zwracać uwagę na marketing eventowy. Istnieją ciekawe narzędzia nowej generacji, które mogą ułatwić Wam organizowanie spotkań w sposób arcyciekawy dla wszystkich. Narzędzia te mogą zapewnić, że Wasza konferencja, kongres, targi lub inny event będą zachęcające dla osób, które żyją w nowej rzeczywistości komunikowania się. Wykorzystajmy możliwości epoki mobilnej, aby uczynić organizowane przez nas imprezy interesującymi, w pełni interaktywnymi i dającymi szansę poznawania się bez trudności i konieczności bycia nieustraszonym łowcą wizytówek.

Autor: Mikołaj Wróblewski, NextGen Meetings

Artykuł ukazał się w Nr 2 magazynu Event Manager News (lipiec 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Porapak Apichodilok z Pexels