4 listopada 2019
Cazs czytania: 6 minut
Rozłożenie całego projektu na pojedyncze elementy i przydzielenie ich do każdego z uczestników zespołu to zadanie, które wymaga nie tylko wprawy i doświadczenia – jako event manager potrzebujesz narzędzi, które ułatwią planowanie kolejnych kroków i pomogą w przestrzeganiu deadline’ów. Oczywiście, możesz zrobić sobie kilka tabelek w Excelu. Ba, możesz nawet rozpisać sobie wszystko ręcznie w zeszycie! Pytanie brzmi: po co, skoro istnieją technologie, które nie tylko zwizualizują postęp prac na osi czasu, ale także automatycznie uzupełnią kalendarz, pokażą efektywność każdego z członków zespołu czy w kilka sekund stworzą raport?
Poniżej prezentuję 5 aplikacji, które ułatwią planowanie pracy zespołu eventowego i zarządzanie eventami:
Asana
Słyszałem wiele różnych opinii na temat tego narzędzia, ale z własnego doświadczenia wiem, że kiedy już przyzwyczaimy się do pracy na Asanie, wiele rzeczy stanie się łatwiejszych. Jest to aplikacja, która zapewnia wszystko to, co potrzebne jest do usprawnienia pracy i wzmocnienia komunikacji w zespole. Od przypomnień o mijających terminach, przez uzupełniony kalendarz z nazwami projektów, po przedstawienie etapów realizacji zadań czy możliwość dodawania załączników w karcie każdego z projektów.
Przykład:
Jak to narzędzie może pomóc zaplanować Waszą pracę? Dzięki Asanie można skontrolować każdy element eventu – jeśli zadania podzielone są między poszczególnych członków zespołu np. ktoś zajmuje się scenografią, ktoś inny produkuje materiały marketingowe, a jeszcze inna osoba pracuje nad oświetleniem i nagłośnieniem przestrzeni, to na danej platformie zrobimy „wirtualny status” z każdym pracownikiem. Sprawdzimy na jakim etapie swojego zadania się znajduje, skontrolujemy terminy w kalendarzu, prześlemy lub odbierzemy pliki czy przypiszemy nowe prace.
Dopasowanie do użytkownika i mnogość opcji w sposobie planowania projektu to największe zalety Asany. No i oczywiście, nie możemy zapomnieć o możliwości integracji, np. z Google Calendarem. Wadami programu jest jego, moim zdaniem, średnia intuicyjność. Płatna wersja, kosztuje 100$ za osobę za rok i pozwala już na nieograniczoną liczbę uczestników, dostępne są wtedy rozbudowane wykresy postępu prac, bardziej szczegółowe wyszukiwanie, dodatkowe zależności między zadaniami i wiele innych. Sama rejestracja jest oczywiście bezpłatna.
Link do Asany: https://asana.com/
Trello
To narzędzie jest świetnym rozwiązaniem, szczególnie jeśli chce się zaplanować pracę kilku zespołów eventowych jednocześnie. Może być ono alternatywą dla wcześniej wspomnianej Asany. Jest to rodzaj tablicy Kanban z dodatkowymi opcjami, pozwalającymi na jeszcze lepsze uporządkowanie. Trello działa na zasadzie list „to do”, które dzielą się na rzeczy do zrobienia, rzeczy realizowane i zrobione.
Przykład:
Uporządkowanie i system list decydują o przydatności tego narzędzia w organizacji czasu zespołu eventowego. Na wspólnych listach wszyscy użytkownicy mogą udostępniać np. propozycje rozwiązań eventowych, znajdując się przy tym w różnych zakątkach świata. Powiedzmy, że planujecie targi klasycznych aut i szukacie inspiracji do prezentacji i oświetlenia aut na stoiskach. Każdy członek zespołu dostał za zadanie pójść na podobny event i zrobić research scenografii. Dzięki wspólnej tablicy, w zadaniu z inspiracjami scenografii, wszyscy mogą zuploadować zdjęcia i pomysły na dany event. Taki podział zadań na jednej wspólnej tablicy, pozwala całemu zespołowi być na bieżąco z każdym elementem projektu.
Zaletami Trello są przejrzystość pracy i coś, co nazywam wzrokowym uporządkowaniem – każdy widzi, na jakiej tablicy są jego zadania, ile rzeczy aktualnie ma do zrobienia i jakie są efekty wspólnej pracy. Zanim zaczniemy pracować w Trello, musimy jednak wiedzieć co planujemy, aby nie dodawać zbędnych tablic i nie mnożyć zadań wśród zespołu.
Darmowa opcja działania na Trello jest wystarczająca do mniejszych projektów i mniejszej liczby osób w zespole. Można zakupić dodatkowe pakiety: Business Class w cenie 120$ rocznie z osobę i Enterprise – 250 $ rocznie za pracownika, jeśli wykupujemy pakiet dla nie więcej niż 20 osób. Jeśli ta liczba zwiększa się, cena za rok jest odpowiednio zmniejszana.
Link do Trello: https://trello.com/home
Freedcamp
Kolejna platforma, dzięki której będziemy mogli stworzyć listę projektów i przydzielić do nich zadania wraz z członkami zespołu. Interfejs jest bardzo prosty i nierozpraszający. Tu, ponownie, możemy spotkać się z takimi funkcjonalnościami jak dzielenie projektów na pojedyncze zadania widoczne w kalendarzu, które będziemy mogli przejrzeć indywidualnie czy poprosić o ich raport. Ponadto, platforma korzysta z różnych dodatków, które pomogą zwizualizować postęp prac np. na linii czasu w postaci wykresu Gantta, listy „to do” za pomocą ułożenia zadań w projektach na tablicy Kanban czy planowania za pomocą kamieni milowych.
Przykład:
Freedcamp to platforma, która może w prosty sposób pomóc event managerowi w organizacji pracy jego zespołu. Dzięki swoim dodatkowym opcjom, umożliwia wizualizację wszystkich działań, jakie zostały wykonane oraz jakie są jeszcze przed Wami. Wyobraźmy sobie, że macie grupowy status na początku tygodnia. Po omówieniu zadań z każdą z grup roboczych, dobrze byłoby pokazać, gdzie jesteśmy, co już mamy, dokąd idziemy oraz kto i ile ma czasu do dyspozycji. Tu świetnie spiszą się wykresy Gantta do pokazania na jakim etapie eventu jesteście.
Zaletą Freedcamp jest między innymi prostota w użytkowaniu, duża intuicyjność oraz wiele przydatnych funkcjonalności w jednym narzędziu. Każdy z użytkowników może personalizować wygląd swojego interfejsu oraz ustawić kolejność projektów tak, jak uzna to za stosowne. Narzędzie daje 14-dniową wersję próbną, w której można korzystać ze wszystkich funkcji.
Freedcamp ma cztery poziomy płatności: od Minimalistycznego (1,49$ za użytkownika), przez poziom Freelancer (3,59$ za miesiąc), poziom Biznes (7,49$ od każdego użytkownika miesięcznie), po najdroższy pakiet Enterprise (16,49$ za miesiąc użytkowania przez jedną osobę).
Link do Freedcamp: https://freedcamp.com/
Nozbe
Platforma, która może zaskakiwać swoją prostotą, oraz która jest niezmiernie przydatna w przypadku pracy od zadania do zadania. Dzięki temu narzędziu możemy stworzyć projekt, który następnie podzielimy na punkty, które są konieczne do jego wykonania. Mówiąc prościej, możemy stworzyć „zadaniowy” przewodnik krok po kroku, przedstawiający wykonanie projektu. Nozbe oparte jest na metodzie GTD i stawia na zwiększanie produktywności. Twój zespół eventowy na pewno doceni ten sposób komunikacji z uwagi na przejrzystość narzędzia.
Przykład:
Program może przydać się w przypadku, gdy do zespołu dołączają nowe, mniej wdrożone osoby lub, gdy po prostu chcemy pracować zdaniowo – odrzucając np. łańcuchy komunikacji mailowej i porozumiewając się tylko za pomocą komentarzy pod poszczególnymi zadaniami. Weźmy na przykład organizację wyjazdu integracyjnego dla korporacji. Dzięki Nozbe stworzymy wypunktowany plan działania, do którego przypiszemy konkretnych pracowników i będziemy działać na jednej platformie, wykonując konkretne zadania dopiero wtedy, kiedy zadania poprzedzające zostaną zrealizowane. Możemy podzielić jeden cały projekt na mniejsze projekty, a te z kolei na zadania.
Plusem tego narzędzia jest na pewno to, że możemy wypunktować każdy projekt w najbardziej szczegółowy sposób, podzielić go na najmniejsze, najbardziej szczegółowe zadania i iść do celu wypełniając je wszystkie po kolei. Mamy wtedy pełną kontrolę nad produktywnością oraz statusem naszego projektu. Wadą Nozbe jest przede wszystkim to, że darmowa wersja jest po prostu niewystarczająca dla zespołu eventowego, ponieważ mogą z niej korzystać tylko dwie osoby.
Koszt zakupu waha się od 24 do 249 zł za miesiąc, w zależności o tego, którą z trzech opcji wybierzemy: Solo Duo, Small Business czy Business.
Link do Nozbe: https://nozbe.com/pl/
MindMeister
Ostatnią propozycją usprawnienia planowania pracy i komunikacji zespołu eventowego jest MindMeister – narzędzie do tworzenia mapy myśli. Jest to platforma, dzięki której można łatwo i szybko, wraz z zespołem, przemyśleć koncepcję, rozpisać ją, rozrysować i zaplanować pracę nad projektem. Do tworzonej mapy myśli możemy w każdej chwili dodawać pliki graficzne, podpinać aplikacje czy filmiki z sieci – w tym przypadku, jeśli chodzi o zasoby graficzne i możliwość wykorzystania sieci do planowania pracy, jest tu naprawdę wiele opcji.
Przykład:
Możemy wyobrazić sobie duży event – świeże zlecenie zorganizowania targów sprzętu filmowego. Wraz z zespołem musicie wymyślić koncepcję, charakter wydarzenia, sposób komunikacji, dostępność w sieci i wszystko to, co może przyciągnąć i klientów, i wystawców. Dzięki platformie MindMeister będziecie mogli stworzyć świetną, bardzo urozmaiconą i zaopatrzoną w wiele dodatkowych opcji mapę wydarzenia, którą następnie możecie udostępniać. Rozrysowanie mapy wydarzenia umożliwi eliminację pomysłów, które nie są spójne z główną wizją, a także może być ciekawą alternatywą dla standardowej prezentacji dla klienta.
Oprócz bezdyskusyjnych zalet, jakimi są ogromne możliwości graficzne i liczne hiperłącza używane w MindMesterze, trzeba jeszcze wspomnieć o ciekawych opcjach, jak np. szczęśliwy traf – okienko wyszukiwania dosłownie wszystkiego, co można znaleźć w Internecie na wpisywane przez Was słowo lub frazę – filmy, zdjęcia, profile w mediach społecznościowych etc. Minusem aplikacji jest między innymi to, że do jej pełnego działania niezbędny jest Internet – nie ma możliwości działania bez dostępu do szybkiego łącza.
Darmowa wersja pozwala nam stworzyć tylko trzy mapy myśli. Jeśli narzędzie nam się spodoba, to mamy do wyboru kupno pakietów Personal, Pro i Business, które kosztują kolejno 4,99 €, 8,25 € oraz 12,49 € miesięcznie za jednego użytkownika.
Link do MindMeister: https://www.mindmeister.com/
Należy pamiętać, że każde z powyższych narzędzi ma dla Was i dla Waszego zespołu jeden cel – wzmocnić komunikację i pomóc w zaplanowaniu czasu oraz kolejności działań. Jeśli chcecie w pełni wykorzystać potencjał danej platformy to przed wyborem warto przemyśleć jakiego typu projekty są u Was najczęstsze: jak bardzo są skomplikowane, ile osób bierze udział w ich realizacji – być może wystarczy Wam bezpłatne narzędzie? Implementacja narzędzia i jej skutki zależą od managera, jednak to, na czym zespół będzie pracował, może zależeć od preferencji członków. Może się okazać, że większość pracowała już na jakimś konkretnym programie – wtedy decyzja o doborze narzędzia, ale również jego implementacja w pracę zespołu będzie znacznie łatwiejsza.
Autor: Adam Dolny dla Event Manager News
Zdjęcie na okładce autorstwa: Pixabay z Pexels
